Постановление Главы администрации Пачелмского района Пензенской области от 10.07.2008 № 229
О проведении смотра-конкурса "Состояние материальной базы и условия хранения документов" среди ведомственных архивов района
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ПАЧЕЛМСКОГО РАЙОНА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ 442100 р.п. Пачелма, ул. Драгунова, 8, тел.: 2-13-49 ПОСТАНОВЛЕНИЕ От 10.07.2008 N 229 О проведении смотра-конкурса "Состояние материальной базы и условия хранения документов" среди ведомственных архивов района Учитывая, что архивный фонд Пачелмского района является важнойсоставной частью историко-культурного наследия, архивные документынеобходимы для обеспечения растущих информационных потребностейобщества, для реализации задач органов муниципального управления, дляразвития науки, культуры, удовлетворения прав граждан, а также в целяхулучшения условий сохранности документов, повышения уровнябезопасности Архивного фонда и в связи с 90-летием государственнойархивной службы Пензенской области, руководствуясь п. 17 ч. 1 ст. 3Устава Пачелмского района, ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Провести в 2008 году смотр-конкурс на лучший ведомственныйархив Пачелмского района "Состояние материальной базы и условийхранения документов". 2. Утвердить прилагаемые Положения и состав комиссии смотра-конкурса на лучший ведомственный архив Пачелмского района: "Состояние материальной базы и условий хранения документов". 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить наруководителя аппарата администрации Пачелмского района В.П.Еськина. Глава администрации Пачелмского района Н.А.Уракчеев ______________________________________ Приложение N 1 к постановлению Главы администрации Пачелмского района N 229 от 10.07.2008 ПОЛОЖЕНИЕ О смотре-конкурсе на лучший ведомственный архив Пачелмского района "Состояние материальной базы и условий хранения документов" 1. Цели и задачи смотра-конкурса Смотр-конкурс проводится в целях: Всестороннего изучения фактического состояния сохранностидокументов архивного фонда ведомственных архиввх Пачелмского района; - привлечение внимания органов местного самоуправления,организаций к проблеме сохранности документов Архивного фондаOачелмсого района; - разработки и реализации мер по улучшению состояниягосударственного учета, условий хранения, безопасности Архивного фондарайона ведомственного хранения по совершенствованию материально-технической базы архивных учреждений. 2. Порядок проведения смотра-конкурса В смотре-конкурсе могут принимать участие федеральные,муниципальные и негосударственные предприятия Пачелмского района. Конкурс проводится с 10.07.2008 по 01.12.2008 г Положение доводится до каждого ведомственного архива района. Ответственные за делопроизводство и архив в организациях районаготовят информацию о выполнении требований смотра-конкурса и к20.11.2008 г. направляют в архивный сектор администрации Пачелмскогорайона. Для проведения смотра-конкурса создается комиссия, котораяопределяет порядок проведения смотра-конкурса и подводит его итоги. После ознакомления со справками члены комиссии составляют графикпосещений организаций, участвующих в смотре-конкурсе. При оценке работы ведомственных архивов комиссия руководствуетсяследующими требованиями: 1. Характеристика помещений. 1.1. Соответствие помещений архивохранилищ нормативнымтребованиям (специально выстроенное или приспособленное; удаленностьот объектов, опасных в пожарном отношении, источников скоплениянасекомых и грызунов, столовых, складов и т.д.; изолированность отдругих помещений; гарантированность от затоплений; укрепленностьдверей; наличие оконных решеток). 1.2. Наличие рабочей комнаты. 1.3. Наличие металлических, стационарных или передвижныхстеллажей (допускаются деревянные стеллажи, пропитанные огнезащитнымсоставом), вспомогательного или специального оборудования(металлические шкафы, сейфы). 1.4. загруженность архивохранилищ документацией в процентномотношении. При загруженнисти более 90% указать, какие меры былиприняты для увеличения его вместимости и предоставлению дополнительныхплощадей. 1.5. Соблюдение светового режима (принятие мер защиты отпопадания солнечных лучей - шторы, ставни, жалюзи, коробки) 1.6. Обшивка дверей металлом. 1.7. Соблюдение температурно - влажностного режима (оптимальныйрежим: температура 17-19 градусов С, относительная влажность воздуха50 - 55. Наличие приборов для измерения температурновлажностногорежима. 1.8. Наличие и состояние охранно - пожарной сигнализации, средствпожаротушения, плана эвакуации людей и документов, скрытой проводки,электроосветителей открытого типа, заземления электрооборудования. 1.9. Размещение документов (документы должны хранится настеллажах; не допускается их размещение на полу, на подоконниках, внеразобранном виде; наличие топографических указателей) Количествозакартонированных дел. 2.Государственный учет документов Архивного фонда. 2.1. Организация учета документов архива в соответствии сРегламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ. 2.2. Наличие основных учетных документов, качество их заполнения. 2.3. Наличие комплекса научно-справочного аппарата к описи(исторические справки, титульные листы, оглавления,листызаверители). 2.4. Периодичность проведения проверки наличия и состояния документов, ее результаты, наличие необнаруженных дел, меры по их розыску. Количество неучтенных и неописанных дел в архиве. 3. Формирование архивного фонда 3.1 Наличие и соблюдение графика приема документов (по 2001-2002 гг.) Качество их обработки (по 2002-2003 гг.) и полнота составадокументов, принятых напостоянное хранение. 3.2. Наличие и соблюдение графика утверждения описей наэкспертно-проверочной комиссии (далее ЭПК). Количество описей,представляемых на рассмотрение ЭПК, устранение ошибок. 3.3. Развитие договорной формы взаимоотношений с учреждениями. 4. Сохранность документов Архивного фонда Пачелмского района в ведомственных архивах 4.1. Сохранность документов в ведомствах. Количество дел,хранящихся сверхустановленного срока, количество необнаруженных дел,снятие их с учета. 4.2. Паспортизация ведомственных архивов, периодичность икачество заполнения и оформления паспортов. 5. Организация исполнения документов 5.1. Исполнение запросов социально-правового характера.Правильность оформления справок, регистрация заявлений, ведениежурнала регистрации, соблюдение сроков их исполнения. 6. Техническое оснащение архива 6.1. Наличие современной электронной техники (компьютеры,принтеры,сканеры,ксероксы, электрические пишущие машинки и др.) и ееиспользование. 3. Порядок подведения итогов смотра-конкурса и награждения победителей Проверка выполнения условий смотра-конкурса осуществляетсякомиссией, персональный состав которой утверждается Главойадминистрации района. Итоги смотра-конкурса подводятся комиссией в ноябре 2008 г. По итогам конкурса определяются победители среди ведомственныхархивов района, им устанавливается вознаграждение: За 1 места среди: 1 группа - федеральные - 1000 (одна тысяча) рублей; 2 группа - муниципальные - 1000 (одна тысяча) рублей; 3 группа - негосударственные - 1000 (одна тысяча) рублей. Ответственные за делопроизводство и архив награждаются грамотойили благодарностью Главы администрации района. Руководитель аппарата Администрации района В.П.Еськин __________ Приложение N 2 к постановлению Главы Администрации района N 229 от 10.07.2008 СОСТАВ комиссии по проведению смотра-конкурса на лучший ведомственный архив Пачелмского района: "Состояние материальной базы и условий хранения документов" Еськин В.П. - руководитель аппарата администрации Пачелмского района - председатель комиссии; Журавлева О.П. - начальник организационного отдела администрации Пачелмского района - заместитель председателя комиссии. Соснина Л.М. - зав. архивным сектором Администрации Пачелмского района Члены комиссии: Тамбовцев А.В. - главный специалист - юрисконсульт администрации Пачелмского района Аникина Н.В. - специалист Информационно-консультационного Управления по вопросам сельского хозяйства администрации Пачелмского района. Руководитель аппарата Администрации района В.П.Еськин __________