Решение коллегии от 25.01.2007 г № 2
Об итогах работы отделов и подразделений Администрации района с документами в 2006 году
Внесено: В.В. Шипиловым - начальником общего отдела Администрации.
Рассмотрев вопрос "Об итогах работы отделов и подразделений Администрации района с документами в 2006 году", коллегия отмечает, что документооборот специалистами Администрации осуществлялся в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, подготовка документов в соответствии с Регламентом работы Администрации района. Наиболее значимые вопросы вносились на заседание коллегии Администрации.
В 2006 году на заседании коллегии Администрации района обсуждалось 10 вопросов по различным аспектам деятельности, по которым были приняты соответствующие решения.
Было издано 326 приказов Главы администрации района, в том числе: 169 - по вопросам основной текущей деятельности, 75 - по вопросам оперативной деятельности и 82 - по вопросам кадровой работы.
В истекшем году в Администрацию поступило 2705 различных служебных документов, в том числе: 1662 - из вышестоящих инстанций. Сотрудниками Администрации подготовлено и отправлено 1929 различных документов, абсолютное большинство отработано и выполнено в установленные сроки. Активнее стала использоваться электронная почта для приема-передачи периодической текущей отчетности и корреспонденции. В 2006 году по электронной почте получено и отправлено более 1000 документов.
Вместе с тем необходимо отметить, что некоторые документы были подготовлены с низким качеством, отдельные отрабатывались с нарушением установленных сроков.
В целях устранения недостатков в работе с документами в отделах и подразделениях Администрации, дальнейшего совершенствования делопроизводства коллегия решила:
1.Информацию начальника общего отдела Администрации района (Шипилов В.В.) "Об итогах работы отделов и подразделений Администрации района с документами в 2006 году" принять к сведению.
2.Обратить внимание заместителей Главы администрации района (Варюшин Ю.М., Жучков В.В., Полосухин А.Я., Степанов Н.А.) на необходимость усиления контроля за работой отделов и подчиненных служб в вопросах соблюдения нормативных актов, регламентирующих ведение делопроизводства.
3.Обязать начальников отделов и подразделений Администрации принять дополнительные меры по обеспечению своевременной и качественной подготовки документов, полному соблюдению Регламента работы Администрации района, других нормативных актов, определяющих порядок проведения данной работы.
4.Общему отделу Администрации района (Шипилов В.В.):
4.1.Продолжить проведение регулярного анализа выполнения отделами Администрации, другими организациями, вносящими вопросы на рассмотрение Главы администрации района, требований, предъявляемых к работе с документами.
4.2.Усилить контроль за соблюдением сроков и качеством подготовки документов. В установленном законом порядке своевременно информировать руководство Администрации о выявленных нарушениях с целью принятия соответствующих мер.
4.3.Организовать контроль за регистрацией документов, передаваемых и получаемых по электронной почте.
4.4.До 20 февраля 2007 года провести оформление номенклатурных дел постоянного хранения Администрации (описи N 1, N 2) и отделов за 2006 год.
4.5.Включить в план учебы работников Администрации на 2007 год практическое занятие по вопросам подготовки и оформления документов.
5.Контроль за выполнением настоящего Решения возложить на первого заместителя Главы администрации района - руководителя аппарата Варюшина Ю.М.
Председатель коллегии
В.Н.ЗУЕНКОВ