Постановление Правительства Пензенской области от 06.02.2008 № 67-пП
О проведении смотра-конкурса на лучший муниципальный архив муниципального образования Пензенской области: "Состояние материальной базы и условий хранения документов"
ПРАВИТЕЛЬСТВО ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 06 февраля 2008 г. N 67-пП г. Пенза Утратилo силу - Постановление Правительства Пензенской области от 05.03.2009 г. N 168-пП О проведении смотра-конкурса на лучший муниципальный архив муниципального образования Пензенской области: "Состояние материальной базы и условий хранения документов" Учитывая, что Архивный фонд Пензенской области является важнойсоставной частью историко-культурного наследия Российской Федерации,архивные документы необходимы для обеспечения растущих информационныхпотребностей общества, для реализации задач органов муниципальногоуправления, для развития науки, культуры, удовлетворения прав граждан,а также в целях улучшения условий сохранности документов, повышенияуровня безопасности Архивного фонда и в связи с 90-летиемгосударственной архивной службы Пензенской области, в целях реализациипункта 8 мероприятий целевой программы "Архивы Пензенской области(2006-2010 годы)", утвержденной Законом Пензенской области от22.12.2005 N 912-ЗПО (с последующими изменениями), ПравительствоПензенской области п о с т а н о в л я е т: 1. Провести в 2008 году смотр-конкурс на лучший муниципальныйархив муниципального образования Пензенской области "Состояниематериальной базы и условий хранения документов". 2. Утвердить прилагаемые Положение и состав комиссиисмотра-конкурса на лучший муниципальный архив муниципальногообразования Пензенской области: "Состояние материальной базы и условийхранения документов". 3. Настоящее постановление опубликовать в газете "Пензенскиегубернские ведомости". 4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить наруководителя аппарата Правительства Пензенской области Н.Г.Козенко. Исполняющий обязанности Губернатора Пензенской области В.А.Сатин ______________________________ УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Пензенской области от 06 февраля 2008 г. N 67-пП П О Л О Ж Е Н И Е о смотре-конкурсе на лучший муниципальный архив муниципального образования Пензенской области: "Состояние материальной базы и условий хранения документов" I. Цели и задачи смотра-конкурса Смотр-конкурс проводится в целях: - всестороннего изучения фактического состояния сохранностидокументов Архивного фонда в муниципальных архивах муниципальныхобразований Пензенской области; - привлечения внимания органов местного самоуправления,организаций к проблеме сохранности документов Архивного фонда области; - разработки и реализации мер по улучшению состояниягосударственного учёта, условий хранения, безопасности Архивного фондаобласти на стадиях муниципального, ведомственного хранения, посовершенствованию материально-технической базы архивных учреждений. II. Порядок проведения смотра-конкурса В смотре-конкурсе принимают участие муниципальные архивымуниципальных образований Пензенской области. Конкурс проводится с 11 февраля по 31 декабря 2008 года. Положение доводится до каждого архива области. Начальники архивных отделов (заведующие секторами) готовятинформацию о выполнении требований смотра-конкурса и к 17 ноября 2008года направляют в архивный отдел Пензенской области. Для проведения смотра-конкурса создаётся комиссия, котораяопределяет порядок проведения смотра и подводит его итоги. После ознакомления со справками члены комиссии составляют графикпосещений районов. При оценке работы архива комиссия руководствуется следующимитребованиями: 1. Характеристика помещений 1.1. Соответствие помещений архивохранилищ нормативнымтребованиям (специально выстроенное или приспособленное; удалённостьот объектов, опасных в пожарном отношении, источников скоплениянасекомых и грызунов, столовых, складов и т.д.; изолированность отдругих помещений; гарантированность от затоплений; укреплённостьдверей, наличие оконных решёток). 1.2. Наличие рабочей комнаты. 1.3. Наличие металлических, стационарных или передвижныхстеллажей (допускаются деревянные стеллажи, пропитанные огнезащитнымсоставом), вспомогательного или специального оборудования(металлические шкафы, сейфы). 1.4. Загруженность архивохранилищ документацией в процентномотношении. При загруженности более 90% указать, какие меры былиприняты для увеличения его вместимости и предоставлению дополнительныхплощадей. 1.5. Соблюдение светового режима (принятие мер защиты отпопадания солнечных лучей - шторы, ставни, жалюзи, коробки). 1.6. Обшивка дверей металлом. 1.7. Соблюдение температурно-влажностного режима (оптимальныйрежим: температура 17-19 градусов С, относительная влажность воздуха50-55%), наличие приборов для измерения температурно-влажностногорежима. 1.8. Наличие и состояние охранно-пожарной сигнализации, средствпожаротушения, плана эвакуации людей и документов, скрытой проводки,электроосветителей закрытого типа, заземления электрооборудования. 1.9. Размещение документов (документы должны храниться настеллажах; не допускается их размещение на полу, на подоконниках, внеразобранном виде; наличие топографических указателей). Количествозакартонированных дел. 2. Государственный учёт документов Архивного фонда 2.1. Организация учёта документов архива в соответствии сРегламентом государственного учёта документов Архивного фондаРоссийской Федерации. 2.2. Наличие основных учётных документов, качество их заполнения. 2.3. Наличие комплекта научно-справочного аппарата к описи(исторические справки, титульные листы, оглавления, листызаверители). 2.4. Периодичность проведения проверки наличия и состояниядокументов, её результаты, наличие необнаруженных дел, меры по ихрозыску. Количество неучтённых и неописанных дел в архиве. 3. Формирование архивного фонда 3.1. Наличие и соблюдение графика приёма документов (по 2001-2002гг). Качество их обработки (по 2002-2003 гг.) и полнота составадокументов, принятых на постоянное хранение. 3.2. Наличие и соблюдение графика утверждения описей наэкспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК). Качество описей,представляемых на рассмотрение ЭПК, устранение ошибок. 3.3. Развитие договорной формы взаимоотношений с учреждениями. 4. Сохранность документов Архивного фонда области в ведомственных архивах 4.1. Наличие графика и периодичность проверок работыведомственных архивов, качество проводимых проверок и оформление ихрезультатов, информирование руководителей учреждений. 4.2. Оказание методической и практической помощи органамгосударственной власти, местного самоуправления, организациям,предприятиям. 4.3. Периодичность проведения семинаров с лицами, ответственнымиза делопроизводство и архив в учреждениях. 4.4. Сохранность документов в ведомствах. Количество дел,хранящихся сверхустановленного срока, количество необнаруженных дел,снятие их с учёта. 4.5. Паспортизация ведомственных архивов, периодичность икачество заполнения и оформления паспортов. 5. Организация использования документов 5.1. Исполнение запросов социально-правового характера.Правильность оформления справок, регистрация заявлений, ведениежурнала регистрации, соблюдение сроков их исполнения. 5.2. Исполнение тематических запросов (их регистрация, оформлениезапросов). 5.3. Публикация в местной печати; организация и проведениевыставок, экскурсий; выступление по радио или телевидению. 6. Техническое оснащение архива 6.1. Наличие современной электронной техники (компьютеры,принтеры, сканеры, ксероксы, электрические пишущие машинки и др.) и еёиспользование. III. Порядок подведения итогов смотра-конкурса и награждение победителей Проверка выполнения условий смотра-конкурса осуществляетсякомиссией, персональный состав которой утверждается Правительствомобласти. Итоги смотра-конкурса подводятся комиссией в марте 2009 года. По итогам конкурса определяются победители среди архивных отделов(секторов) органов местного самоуправления муниципальных образованийобласти, Кузнецкого городского архива, им устанавливаются: за 1-е место - оргтехника (компьютер, ксерокс, факс),лицензионные программы приобретенные на сумму 35,0 тыс. рублей; за три вторых места - оргтехника (компьютеры, ксероксы, факсы),лицензионные программы приобретенные на сумму 30,0 тыс. рублей каждомуотделу (сектору); за три третьих места - оргтехника (компьютеры, ксероксы, факсы),лицензионные программы приобретенные на сумму 25 тыс. рублей каждомуотделу (сектору). Сотрудники архивов награждаются грамотой или благодарностьюГубернатора Пензенской области и грамотой архивного отдела Пензенскойобласти. __________ УТВЕРЖДЕН постановлением Правительства Пензенской области от 06 февраля 2008 г. N 67-пП С О С Т А В комиссии по проведению смотра-конкурса на лучший архив муниципального образования Пензенской области: "Состояние материальной базы и условий хранения документов" Козенко Н.Г. - руководитель аппарата Правительства Пензенской области - председатель комиссии; Золотёнков Н.Н. - начальник архивного отдела Пензенской области - заместитель председателя комиссии; Зеленова Т.И. - заместитель начальника архивного отдела - Пензенской области - секретарь комиссии. Члены комиссии: Борькина О.П. - руководитель аппарата администрации Шемышейского района (по согласованию); Евневич Т.А. - директор ГУ "Государственный архив Пензенской области"; Коврижных Н.Н. - руководитель аппарата администрации Городищенского района (по согласованию); Садова О.М. - ведущий специалист архивного отдела Пензенской области; Яковлева Т.Б. - главный специалист архивного отдела Пензенской области.