Приложение к Приказу от 11.12.2006 г № 263 Регламент
Регламент работы с документами в аппарате администрации железнодорожного района города Пензы
1.Общие положения
1.1.Настоящий Регламент определяет организацию работы и документационное обеспечение деятельности Администрации Железнодорожного района города Пензы.
1.2.Рабочим органом Администрации района является аппарат, который осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ, Законами Пензенской области, приказами и распоряжениями Главы администрации района, другими нормативно-правовыми актами, а также Положением об Администрации Железнодорожного района города Пензы, утвержденным Постановлением Главы администрации города Пензы от 13.06.2006 N 601, настоящим Регламентом.
1.3.Аппарат Администрации района:
1.3.1.изучает и докладывает Главе администрации района или заместителям Главы администрации района поступающие в Администрацию документы и обращения федеральных органов государственной власти, Правительства и Законодательного Собрания области, Администрации города Пензы, Пензенской городской Думы, коммерческих и некоммерческих организаций, жителей района; готовит ответы, аналитические справочные материалы, а также проекты распорядительных документов Главы администрации района, документы для заседаний коллегии, заместителей Главы администрации района по внесенным поручениям и обращениям;
1.3.2.осуществляет подготовку и организационно-техническое обеспечение заседаний коллегии Администрации, районных совещаний, проводимых Главой администрации района или по его поручениям;
1.3.3.обеспечивает проверку исполнения федеральных законов, законов Пензенской области, законодательных актов Президента и Правительства российской Федерации, распорядительных документов органов государственной власти области и города по вопросам, входящим в компетенцию Администрации района, распорядительных документов Главы администрации района, а также изучает фактическое положение дел и разрабатывает предложения о принятии необходимых мер по исполнению решений;
1.3.4.рассматривает самостоятельно, а в необходимых случаях направляет для рассмотрения и принятия мер в соответствующие органы и службы письма организаций, обращения граждан, поступившие в Администрацию района, контролирует сроки и полноту исполнения;
1.3.5.обеспечивает четкое ведение делопроизводства, соблюдение режима секретности и служебной тайны.
1.4.Права и обязанности работников Администрации района определяются законодательством Российской Федерации и Пензенской области, Уставом города Пензы, Положением об Администрации Железнодорожного района города Пензы, другими нормативными документами Администрации города Пензы, положениями и должностными инструкциями, правилами внутреннего трудового распорядка Администрации района. Работники аппарата Администрации несут ответственность за неисполнение служебных обязанностей в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Законом о муниципальной службе.
1.5.Штатное расписание, размер оплаты труда и условия материально-бытового обеспечения работников аппарата утверждаются Главой администрации города Пензы, в пределах сметы расходов на содержание Администрации района.
2.Формирование плана работы Администрации района
2.1.Планирование работы Администрации осуществляется на год (перспективное), на квартал (текущее), на месяц.
2.2.Перспективный план работы Администрации включает в себя вопросы практической реализации федеральных законов и законов Пензенской области, указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, актов вышестоящих органов государственной власти области и местного самоуправления, программ социально-экономического развития района.
2.3.Планы работ на квартал (месяц) формируются на основе перспективного плана и включают в себя вопросы, рассматриваемые на заседаниях коллегии Администрации района, конференциях, семинарах, а также на иных проводимых мероприятиях.
2.4.Предложения в перспективный, квартальный, месячный планы работы Администрации района вносятся заместителями Главы администрации района и руководителями структурных подразделений и представляются в письменном виде в организационный отдел не позднее чем за 20 дней до начала предстоящего года (квартала).
2.5.Предложения должны содержать формулировку рассматриваемых вопросов, сроки рассмотрения, фамилии и должности ответственных за их подготовку и докладчиков.
2.6.Проекты перспективного и квартального планов работы Администрации района формируются организационным отделом и представляются в установленном порядке заместителю Главы администрации - руководителю аппарата, который не позднее чем за 5 дней до начала предстоящего года (квартала) вносит его на утверждение Главе администрации района. Планы работы утверждаются приказом Главы администрации района.
2.7.Планы работы Администрации района включают в себя следующие разделы:
2.7.1.вопросы, вносимые на заседания коллегии;
2.7.2.заседания Советов, комиссий;
2.7.3.конференции, совещания, семинары, мероприятия;
2.7.4.учеба;
2.7.5.массовые культурно-спортивные мероприятия;
2.7.6.контроль за исполнением постановлений и распоряжений Главы администрации города Пензы, решений городской Думы города Пензы;
2.7.7.вопросы, взятые на контроль.
2.8.Отдельно, в соответствии с требованиями пунктов 2.2 - 2.6, составляются и утверждаются у Главы администрации района планы учебы аппарата.
2.9.В установленном порядке и сроки, определенные пунктами 2.4, 2.6, организационный отдел вносит на утверждение Главе администрации месячные планы мероприятий администрации, которые разрабатываются в соответствии и в развитие выполнения планов работы и учебы.
2.10.Контроль за исполнением планов работы Администрации, учебы аппарата и взаимодействия с территориальными органами местного самоуправления, а также ежемесячных планов мероприятий осуществляется организационным отделом и заместителем Главы администрации - руководителем аппарата. Организационный отдел ежемесячно информирует Главу администрации района об их исполнении по установленной форме.
3.Порядок подготовки распорядительных документов
3.1.Глава администрации района в качестве распорядительных документов издает приказы и распоряжения, являющиеся обязательными к исполнению, а также решения коллегии, носящие рекомендательный характер.
3.2.Приказы и распоряжения принимаются по вопросам, требующим распорядительной власти Главы администрации района.
3.3.Распорядительные документы принимаются по наиболее важным вопросам, требующим длительного срока исполнения.
3.4.В отдельное делопроизводство выделяются распоряжения по вопросам кадровой работы.
3.5.Подготовку проектов распорядительных документов осуществляют начальники структурных подразделений Администрации района с привлечением специалистов и заинтересованных лиц. При подготовке и оформлении распорядительных документов исполнители руководствуются требованиями ЕГСДОУ и другими нормативными актами. Они должны быть написаны кратко (не более 3 - 4 страниц машинописного текста, отпечатанного через 1,5 интервала), содержать в себе четко сформулированные положения и задачи по решению поставленного вопроса, с указанием сроков исполнения и конкретных исполнителей. В случае если реализация проекта распорядительного документа требует материальных и иных затрат, указываются источники финансирования, прилагаются сметы расходов.
3.6.Если распорядительные документы принимаются на основании директивных документов вышестоящих органов государственной власти и местного самоуправления, то в тексте делается обязательная ссылка на них.
3.7.Если к основному распорядительному документу дополнительно прилагаются какие-либо другие документы (расчеты, копии приказов, договоров, соглашений и т.д.), то в тексте распорядительного документа необходима ссылка на них. Если подготавливаемый распорядительный документ Главы администрации района влечет за собой изменения или дополнения в принятые ранее документы или предусматривает их отмену, эти изменения или дополнения включаются в текст распорядительного документа.
3.8.В проектах распорядительных документов Главы администрации района употребляются только официальные, полные наименования органов и организаций.
3.9.Проекты распорядительных документов готовятся в подразделениях, предварительно рассматриваются представителями всех заинтересованных учреждений и организаций, исполнителями, а также лицами, на которых возлагается контроль за исполнением документа. При необходимости в установленном порядке проводится их согласование.
3.10.Проекты распорядительных документов визируются (на справке согласования или в левом нижнем углу последней страницы проекта) авторами проекта, юристом, заинтересованными должностными лицами, исполнителями, заместителями Главы администрации района, к компетенции которых относится рассматриваемый вопрос, начальником общего отдела, с обязательным указанием даты согласования документа.
3.11.В необходимых случаях к проектам распорядительных документов прилагается справка-согласование, которая выполняется машинописным способом в одном экземпляре. В ней указываются замечания по проекту и росписи о согласовании должностных лиц и прилагаются предложения по рассылке документа (реестр на рассылку).
3.12.К распорядительному документу, требующему его направления исполнителями по 10 и более адресам, прилагается лист рассылки (реестр). Если рассылка производится общим отделом количеством до 10 экземпляров, то она оформляется на оборотной стороне первого листа подлинника документа.
3.13.Рассылка распорядительных документов сторонним организациям производится должностным лицом, вносившим их на рассмотрение. Общий отдел обеспечивает размножение документов, выдачу их исполнителю под роспись вместе с почтовыми конвертами.
3.14.Подготовленные проекты распорядительных документов с приложениями и справкой согласования сдаются руководителем подразделения Администрации заместителю Главы администрации - руководителю аппарата или лицу, его замещающему, которые визируют их, подписывают приложения и своевременно докладывают Главе администрации района.
В отсутствие Главы администрации района распорядительные документы, по его поручению, подписывает первый заместитель Главы администрации района, либо один из его заместителей, на которого, согласно приказу, возложено временное исполнение обязанностей. Подписанные распорядительные документы сдаются в общий отдел для их оформления и выпуска.
3.15.Проекты документов, не завизированные заинтересованными должностными лицами, неудовлетворительно подготовленные, не отвечающие установленным в регламенте требованиям, возвращаются на доработку.
3.16.С подлинниками распорядительных документов разрешается знакомить ответственных работников Администрации района, вышестоящих органов государственной власти и местного самоуправления, а также руководителей предприятий и организаций, органы территориального общественного самоуправления (без выноса их с места постоянного хранения).
3.17.Подлинники распорядительных документов, сборники приказов, протоколы заседаний коллегии Администрации и материалы к ним, а также первые их экземпляры, являющиеся документами постоянного хранения, включаются в опись N 1 документов Администрации, в установленный срок подлежат передаче в областной государственный архив.
3.18.Копии документов, разосланные предприятиям и организациям, хранятся у них в соответствии с правилами, определенными Порядком обращения с документами администрации на предприятиях и в организациях района, утвержденным постановлением Главы администрации района.
4.Подготовка и проведение заседания коллегии Администрации района
4.1.Администрация Железнодорожного района города Пензы в соответствии с Уставом города Пензы возглавляется Главой администрации, действующим на принципах единоначалия.
Для решения вопросов экономического развития города на территории района, реализации решений и постановлений вышестоящих органов государственной власти и местного самоуправления, других, требующих коллегиального обсуждения, приказом Главы администрации района создается коллегия Администрации, которая рассматривает их на своих заседаниях.
4.2.Работа коллегии строится в соответствии с Положением о коллегии Администрации района, утвержденным приказом Главы администрации. Положение о коллегии Администрации определяет: ее состав, направления деятельности, формы и методы работы, периодичность проведения заседаний, регламент их работы, порядок подготовки и обсуждения вносимых вопросов, принятия решений, организацию контроля за их исполнением, порядок и сроки оформления протоколов заседаний.
4.3.Решения коллегии носят рекомендательный характер. При необходимости, дальнейшее развитие разрешения поставленных в них задач, получает путем принятия распорядительных документов Главы администрации района.
4.4.Заседания коллегии оформляются протоколом установленной формы. Его оформление производится общим отделом Администрации в 15-дневный срок с момента проведения заседания. Копии протоколов направляются в Правительство Пензенской области и в Администрацию г. Пензы.
4.5.Глава администрации, председатель коллегии в случаях неотложных мер подписывает проекты решения, требующие коллегиального рассмотрения в период между заседаниями коллегии, по согласованию с членами коллегии, с последующим включением такого решения в очередной протокол заседания коллегии.
5.Система организации контроля и проверки исполнения документов
5.1.Контролю в аппарате Администрации подлежит:
5.1.1.исполнение документов Президента, Правительства и Федерального Собрания Российской Федерации;
5.1.2.исполнение распорядительных и иных документов и поручений Губернатора, правительства Пензенской области;
5.1.3.исполнение решений и иных документов Законодательного Собрания Пензенской области, Пензенской городской Думы;
5.1.4.исполнение распорядительных и иных документов, решений коллегии Администрации г. Пензы;
5.1.5.исполнение распорядительных и иных документов, решений коллегии Администрации района;
5.1.6.исполнение решений избирательной комиссии Пензенской области;
5.1.7.исполнение наказов избирателей, предложений, замечаний, просьб граждан, высказываемых на встречах представителей Администрации с населением, а также органами территориального общественного самоуправления.
5.2.Документы вышестоящих органов берутся на контроль при:
5.2.1.прямом отношении содержания документа к району;
5.2.2.наличии в документе указания сроков исполнения и определении в качестве исполнителя конкретно Администрации района или всех рай(гор) администраций;
5.2.3.прямом указании представителя вышестоящего органа о необходимости контроля, исполнения и представлении отчетности по исполнению.
5.3.Постановка на контроль документа Администрации района производится при:
5.3.1.прямом указании об этом Главы администрации района;
5.3.2.наличии срока (сроков) исполнения;
5.3.3.при наличии в документе пункта (пунктов), требующих проведения по их исполнению конкретной работы;
5.3.4.принятии документа Администрацией района по контрольному документу вышестоящего органа.
5.4.Если контрольный документ не имеет конкретного срока исполнения, он устанавливается Контрольно-наблюдательным советом по согласованию с исполнителем, исходя из реальной потребности времени, сил и ресурсов, необходимых для его полного исполнения.
5.5.Наказы избирателей, предложения, замечания, просьбы граждан, высказанные на встречах с представителями Администрации, а также органами территориального общественного самоуправления, после их обобщения оформляются в мероприятия с указанием сроков их исполнения и ответственных исполнителей, которые утверждаются приказом Главы администрации района. Такие мероприятия и приказы готовятся организационным отделом, который является координатором их исполнения.
5.6.На контрольные документы ставится штамп "контроль" в верхнем правом углу титульного (первого) листа документа. Все контрольные документы заносятся в журнальную форму контроля, в которую включаются: дата и номер, вид документа, его принадлежность, наименование, срок (сроки) исполнения, исполнитель (исполнители), отметка об исполнении (снятии с контроля или продлении сроков исполнения, с последующей отметкой о снятии с контроля).
5.7.Контрольные документы вышестоящих органов заносятся в отдельную журнальную форму контроля, предусмотренную пунктом 5.6, в которой вместо отметки о снятии с контроля или продлении срока исполнения указывается дата отправки отчетной информации об исполнении и номер такого исходящего документа.
5.8.Организационный отдел контролирует сроки исполнения контрольных документов, практикует постоянную систему напоминаний о них исполнителям не позднее чем за 10 дней до истечения сроков исполнения. В этих целях исполнителям ежемесячно направляется выборка контрольных документов, сроки исполнения которых истекают в очередном месяце. Проводится ежеквартальный анализ состояния исполнительской дисциплины в вопросах своевременного, исполнения контрольных документов. О фактах несвоевременного, неполного их исполнения, задержки представления отчетных информацией еженедельно докладывается Главе администрации района на аппаратных совещаниях.
5.9.В целях организации системы контроля, обеспечивающей своевременное и полное исполнение контрольных распорядительных документов, приказом Главы администрации района создается Контрольно-наблюдательный совет и утверждается положение о таком совете, определяющее его статус, цели и задачи, полномочия и формы работы.
5.10.Система организации контроля исполнения распорядительных документов предусматривает:
5.10.1.своевременное доведение документа до исполнителя;
5.10.2.разработку исполнителем плана организационных мероприятий, обеспечивающего исполнение документа, включающего организационные меры поэтапного выполнения, сроки получения оперативной информации с мест об исполнении, планирование выхода на место с целью проверки фактического исполнения, подготовку обобщенной итоговой информации, содержащей выводы и предложения по снятию документа с контроля или продлении сроков его исполнения (для документов вышестоящих органов - итоговая отчетная информация об исполнении).
5.11.По каждому контрольному распорядительному документу исполнитель заводит отдельное контрольное дело, в которое помещаются и учитываются все документы, поступившие в ходе работы по его исполнению, определенные пунктом 5.9. После снятия документа с контроля исполнитель незамедлительно передает контрольное дело в общий отдел Администрации для постоянного хранения.
5.12.После завершения работы по исполнению распорядительного контрольного документа все материалы вместе с итоговой справкой передаются исполнителем в организационный отдел Администрации, который не позднее чем за 7 дней до окончания срока исполнения вносит их на рассмотрение Контрольно-наблюдательного совета со своими выводами о полноте исполнения документа и проектом приказа о снятии его с контроля или продлении срока исполнения.
5.13.Контрольно-наблюдательный совет на своем заседании рассматривает качество и полноту исполнения контрольного документа и вносит свои предложения Главе администрации района в виде проекта приказа о снятии с контроля или продлении сроков исполнения.
5.14.Контрольный распорядительный документ Администрации считается снятым с контроля с момента издания по данному вопросу приказа Главы администрации района.
5.15.Снятие с контроля распорядительных документов Администрации, не имеющих длительного срока исполнения, не требующих проведения по их исполнению значительной работы с участием сторонних организаций-исполнителей, производится Главой администрации района без принятия дополнительного распорядительного документа, на основании справки исполнителя о выполнении, путем нанесения на ней своей резолюции "С контроля снять". При этом датой снятия документа с контроля является дата с резолюцией Главы администрации района. Контрольный документ вместе со справкой о выполнении с резолюцией Главы администрации района о снятии его с контроля передается исполнителем в общий отдел для постоянного хранения. В журнале регистрации делается отметка о помещении его в номенклатурное дело.
5.16.Постановка на контроль других служебных документов производится по резолюции Главы администрации района работником его приемной, о чем делается отметка в журнале регистрации на самом документе (пункт 5.6). Порядок снятия таких документов с контроля и их дальнейшего хранения изложен в пункте 5.14.
5.17.В случаях если исполнение и контроль за исполнением документа возложен на нескольких исполнителей, то координация этой работы возлагается на исполнителя, указанного в резолюции Главы администрации района первым.
5.18.Если контрольный документ не может быть исполнен в установленный срок, исполнитель не позднее чем за 7 дней до его истечения обязан представить Главе администрации района мотивированную справку о причинах невыполнения и продлении сроков его исполнения.
6.Прием, обработка и распределение входящих документов
6.1.Прием, первоначальная обработка входящих распорядительных документов в Администрации района осуществляется общим отделом, других служебных документов - специалистом приемной Главы администрации, обращений граждан - специалистом общего отдела по работе с ними. Специалист приемной Главы администрации района осуществляет прием и отправку факсимильных сообщений (номер факса 52-42-35).
Все поступившие в Администрацию служебные документы, после их изучения Главой администрации района, докладываются заместителю Главы администрации - руководителю аппарата, который определяет необходимость их постановки на контроль.
6.2.Документы, адресованные подразделениям Администрации района с самостоятельным делопроизводством, направляются адресатам без вскрытия упаковки отправлений.
6.3.Для учета служебных документов в общем отделе и приемной Главы администрации примеряется журнальная и компьютерная форма регистрации установленного образца, согласованная с Госархивом Пензенской области. К документам, подлежащим возврату, прилагается сопроводительный лист для резолюции Главы администрации района. На всех других резолюция наносится непосредственно на первом листе документа.
6.4.Поступившие служебные документы нераспорядительного характера учитываются приемной Главы администрации района по журналам учета установленной формы, на документах (в правом нижнем углу первого листа) проставляется регистрационный штамп. Все поступившие служебные документы докладываются Главе администрации района и по его резолюции оперативно передаются исполнителям под личную роспись в журнале учета. Исполненные документы возвращаются в приемную Главы администрации района с отметкой об их исполнении на самом документе или с прилагаемой к нему справкой об исполнении. Исполненные документы докладываются Главе администрации района и по его указанию помещаются на хранение в номенклатурные дела.
Входящие распорядительные документы регистрируются в общем отделе по журналу входящих документов установленной формы и в компьютере (по специальной программе), в которых указываются: входящий порядковый номер, дата поступления, откуда поступил, дата принятия, регистрационный номер документа по принадлежности, его наименование, резолюция по исполнению, исполнитель, его личная роспись, отметка об исполнении и возврате документа, его нахождение в деле.
После регистрации распорядительные документы представляются на рассмотрение Главе администрации района или лицу, его замещающему, после чего по резолюции - исполнителям.
Все распорядительные документы с пометкой "Контроль" в обязательном порядке докладываются начальнику организационного отдела.
6.5.Документы рассматриваются в конкретные сроки, установленные резолюциями Главы администрации района, в иных случаях - в срок не более месяца со дня получения.
7.Организация работы с документами в подразделениях
7.1.Прием и учет поступивших в структурное подразделение Администрации зарегистрированных общим отделом и приемной Главы администрации района документов осуществляется специалистом отдела, ответственным за делопроизводство в подразделении.
Прием документов напрямую в структурное подразделение, минуя общий отдел и другие службы, осуществляющие регистрацию документов, запрещается.
7.2.Передача зарегистрированных документов из одного структурного подразделения в другое производится только через общий отдел и другие структурные подразделения, осуществляющие их регистрацию, с обязательной переадресовкой документов и с отметкой в регистрационном журнале.
7.3.Учет поступивших в структурное подразделение распорядительных документов ведется отдельно в журналах установленной формы, работниками, уполномоченными на то руководителями этих подразделений.
7.4.Начальники подразделений определяют порядок рассмотрения поступивших к ним документов, осуществляют контроль за работой по их исполнению.
Просмотр документов, их распределение по непосредственным исполнителям производится начальником структурного подразделения, как правило, в день их поступления.
Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, указание о порядке и характере исполнения документа, подпись руководителя и дату.
Поступившие в структурное подразделение распорядительные документы с поручением Главы администрации района рассматриваются их начальниками незамедлительно.
7.5.В ходе работы в документы, поступившие в структурное подразделение и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки, иные дополнения и изменения.
7.6.Специалист подразделения, ответственный за делопроизводство, не реже одного раза в месяц проводит сверку наличия документов, находящихся у сотрудников структурного подразделения, со сведениями, занесенными в регистрационные журналы, составляет сводку о ходе исполнения документов, которую докладывает начальнику подразделения.
8.Секретное делопроизводство
Организация секретного делопроизводства, оборудование помещения "Специальной части", допуск должностных лиц к работе с секретными, сов. секретными и мобилизационными документами производится в соответствии с требованиями "Инструкции по обеспечению режима секретности в РФ", утвержденной Постановлением Правительства РФ от 05.01.2004 N 3-1, "Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к Государственной тайне", утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.10.1995 N 1050.
8.1.Ответственных за ведение секретного делопроизводства назначает Глава администрации района.
9.Учет и отправка исходящих документов
9.1.Регистрацию и отправку адресатам исходящей корреспонденции в Администрации района осуществляют общий отдел, приемная Администрации района и приемная граждан.
9.2.На отправку исполнителями передаются: подлинник документа, необходимое количество оформленных копий. При направлении документа более чем десяти адресатам представляется реестр их рассылки (менее 10 - рассылка оформляется на оборотной стороне первого листа подлинника документа). Реестры на отправленные документы хранятся в общем отделе.
9.3.Общий отдел проверяет правильность оформления документов. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку, о чем докладывается заместителю Главы администрации, руководителю аппарата.
9.4.Исходящие документы с отметкой, характеризующей степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно"), а также со сроками исполнения до 7 дней обрабатываются незамедлительно.
Запрещается отправка текстов документов другими каналами связи или нарочными после передачи этих текстов в общий отдел.
10.Работа с обращениями и организация личного приема граждан
10.1.При организации работы с обращениями граждан, проведении их личного приема работники Администрации руководствуются Федеральным законом РФ от 02.05.2006 N 59-ФЗ.
10.2.Все письменные обращения граждан и ответы о результатах их рассмотрения, поступившие в Администрацию района, регистрируются в приемной граждан, которая ведет их учет, организует контроль за своевременным и полным исполнением. Срок рассмотрения не более 30 дней со дня регистрации.
10.3.Если резолюцией Главы администрации района или лицом его замещающим определен конкретный срок исполнения письма, то оно подлежит специальному контролю и на нем проставляется штамп "Контроль" или буква "К", остальные письма рассматриваются, как правило, в срок не более месяца.
Если письмо поступило на рассмотрение из вышестоящего органа государственной власти, то срок его исполнения может быть продлен только с разрешения этого органа, с извещением об этом заявителя, а поступившее непосредственно в Администрацию района от заявителя может быть продлено Главой администрации района или лицом, его замещающим, но не более чем на один месяц, с уведомлением об этом автора.
10.4.Рассмотрение писем и устных обращений не может считаться законченным делопроизводством только на основании справки или ответа, в которых сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов или содержатся заверения и обещания. Работа по ним прекращается только после ответа об окончательном и полном решении вопросов, поставленных в них.
10.5.При получении повторных писем к ним приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.
На повторные письма, по результатам рассмотрения которых автором ранее давались обоснованные и исчерпывающие ответы, не содержащие каких-либо дополнительных фактов, по предложению должностного лица, разрешения руководства Администрации района могут даваться ответы без дополнительного рассмотрения, которые направляются заявителям.
10.6.Письма и устные обращения граждан после окончательного решения всех поставленных в них вопросов снимаются с контроля. Исполненные обращения вместе со всеми материалами обрабатываются и хранятся в приемной граждан в течение определенного для этого времени, после чего уничтожаются на месте по акту.
10.7.О результатах рассмотрения письма автору дается письменный ответ.
10.8.Запрещается направлять письменные обращения граждан для разрешения тем должностным лицам и организациям, действия которых в них обсуждаются.
10.9.Письма, признанные анонимными, рассмотрению не подлежат.
10.10.Ответственность за своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан возлагается на конкретных исполнителей и начальников соответствующих структурных подразделений Администрации района.
10.11.Подразделения Администрации систематически анализируют поступающие обращения граждан, изучают вызывающие их причины, принимают необходимые меры к устранению недостатков, по совершенствованию данной работы.
Специалист по работе с обращениями граждан ежемесячно информирует Главу администрации района о количестве и характере обращений граждан, о работе по их рассмотрению, готовит аналитические справки, проекты распорядительных документов по направлениям этой работы, методические материалы для работников аппарата.
10.12.Прием граждан по личным вопросам ведется в приемной граждан, непосредственно в трудовых коллективах и по месту жительства населения руководством Администрации, начальниками структурных подразделений.
График личного приема граждан составляется специалистом по работе с обращениями граждан и утверждается Главой администрации района.
Учет и контроль за исполнением просьб граждан ведется специалистом по работе с обращениями граждан.
10.13.Организацию исполнения устных обращений, высказанных на личном приеме, осуществляют соответствующие подразделения. Порядок снятия их с контроля тот же, что и для письменных обращений.
11.Текущий архив Администрации
11.1.Основанием, определяющим объемы и характер документов, формирующих текущий архив Администрации, являются номенклатуры дел, составляемые начальниками подразделений и специалистами, сводная номенклатура дел, которые утверждаются Главой администрации района. Сводная номенклатура дел составляется общим отделом Администрации района и согласовывается с областным Государственным архивом.
Внесение изменений, дополнений в номенклатуры дел проводится по мере необходимости, с повторным их утверждением.
11.2.Номенклатуры дел составляются с учетом объемов и характера документов Администрации, рекомендаций Примерной номенклатуры дел исполнительного органа власти, разработанной областным государственным архивом и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года.
11.3.Для обеспечения выполнения архивных правил комплектования и оформления номенклатуры дел, определения ценности документов, их отбора для архивного хранения, проведения учебы и методической работы приказом Главы администрации района создается Экспертная архивная комиссия, утверждается положение о ее работе.
11.4.При комплектовании номенклатурные дела подразделяются на дела постоянного и временного хранения.
11.5.Номенклатурные дела заводятся и комплектуются документами в рамках одного календарного года (с января по декабрь).
Общий отдел обеспечивает подразделения и специалистов всем необходимым для ведения, оформления номенклатурных дел.
11.6.В месячный срок после завершения года подразделения и специалисты Администрации завершают полное оформление дел в соответствии с номенклатурами, составляют их описи и передают дела в общий отдел на хранение в текущем архиве.
11.7.По окончании года общий отдел составляет опись N 1 дел Администрации постоянного хранения и в течение двух месяцев проводит их полное оформление в соответствии с архивными правилами.
11.8.Опись N 1 составляется в необходимом количестве экземпляров, утверждается Главой администрации района и согласовывается с областным Государственным архивом.
11.9.Организационный отдел Администрации в течение двух месяцев по окончании года составляет описи дел NN 2, 3 по вопросам кадровой работы и проведения различного рода выборных кампаний, проводит оформление документов.
Описи утверждаются Главой администрации района и согласовываются с областным Государственным архивом. Согласование проводит общий отдел Администрации.
В комплектовании и оформлении дел описи N 2 (кадры) принимает участие отдел учета и отчетности Администрации.
Общий отдел Администрации оказывает указанным отделам необходимую помощь в оформлении дел описей NN 2, 3.
После оформления номенклатурные дела описей NN 2, 3 передаются в общий отдел на хранение в текущем архиве Администрации.
11.10.По истечению установленного срока временного хранения, по согласованию с областным Государственным архивом, документы описей N 1 и N 3 передаются общим отделом Администрации по акту на постоянное государственное хранение в областной Госархив.
11.11.Документы описи N 2 (кадры) хранятся в текущем архиве Администрации весь период. В случае ликвидации Администрации или по указанию вышестоящих органов они передаются на государственное хранение в областной Госархив.
11.12.Документы из текущего архива Администрации исследователям не выдаются.
11.13.Документы текущего архива выдаются работникам Администрации на срок до трех дней, без права их выноса из административного здания. В период их нахождения у работников Администрации во внерабочее время они хранятся в металлических шкафах (сейфах).
Выдача документов из текущего архива производится по специальному журналу общего отдела под личную роспись.
Работник Администрации, получивший документ из текущего архива, несет полную ответственность за его сохранность и своевременный возврат.
Запрещается знакомить с содержанием архивного документа других работников Администрации и посторонних лиц.
Запрещается вносить какие-либо исправления, дополнения в архивные документы, делать пометки на них.
11.14.По запросам граждан и организаций общий отдел, по согласованию с заместителем Главы администрации - руководителем аппарата, составляет архивные справки, основанные на архивных документах, отвечающие на них.
11.15.Документы временного хранения текущего архива Администрации, а также письма граждан, по истечении установленного срока хранения уничтожаются общим отделом по акту. Уничтожение документов проводится по согласованию с Экспертной комиссией Администрации. Уничтожение документов временного хранения производится путем сжигания.
12.Выполнение машинописных и множительных работ
12.1.Выполнение машинописных и множительных работ в Администрации возлагается на специалистов структурных подразделений (при наличии технических средств), в отдельных случаях - на специалистов общего отдела с разрешения начальника общего отдела (в его отсутствие - специалиста отдела).
12.2.Множительные работы тиражом свыше 20 экземпляров производятся с разрешения заместителя Главы администрации - руководителя аппарата. Размножение документов осуществляется только при наличии заявки начальника отдела или специалиста, работающего самостоятельно. К заявке прилагается реестр на рассылку размноженных документов, составленный по установленной форме. Заявка подается не позднее чем за три дня до срока размножения материала. К размножению не принимаются некачественно выполненные подлинники документов.
12.3.Материалы тиражом свыше 50 экземпляров и объемом свыше 20 листов к размножению не принимаются, их изготовление производится типографским способом.
12.4.Специалистом общего отдела печатаются распорядительные документы, решения коллегии, доклады, месячные сборники приказов Главы администрации района, протоколы заседаний коллегии, другие материалы по заданию Главы администрации, заместителя Главы, руководителя аппарата Администрации района.
12.5.Распоряжения Главы администрации района по вопросам кадровой работы выполняются организационным отделом.
12.6.Служебные документы отделов и самостоятельно работающих специалистов, ответы на письма граждан, другой материал нераспорядительного характера готовятся ими самостоятельно (при наличии технических средств).
12.7.Машинописные работы выполняются по следующим категориям срочности:
12.7.1.внеочередные - распорядительные документы, материалы к заседаниям коллегии, протоколы заседаний коллегии, месячные сборники приказов Главы администрации района, документы, предназначенные для оперативного направления в вышестоящие инстанции;
12.7.2.срочные - документы по поручениям руководителей Администрации выполняются в течение 2 - 6 часов с момента поступления);
12.7.3.остальные работы, в отсутствие внеочередных и срочных, выполняются в течение 1 - 2 дней с момента поступления.
В необходимых случаях сроки выполнения машинописных и множительных работ регулируются заместителем Главы, руководителем аппарата и начальниками структурных подразделений Администрации района.
12.8.Специалист общего отдела ведет учет отпечатанных и размноженных документов, следит за расходованием материалов, своевременно подает заявки об их достаточном для нормальной работы обеспечении.
12.9.Общий отдел обеспечивает регулярный профилактический осмотр и ремонт множительной техники, ее бесперебойную работу.
12.10.Специалист общего отдела ежемесячно представляет начальнику общего отдела отчеты о своей работе, в которых отражают объемы выполненных работ в листах, расходования бумаги и других средств, свои замечания и предложения по улучшению работы. Начальник общего отдела ежеквартально представляет заместителю Главы администрации, руководителю аппарата обобщенную справку по данным вопросам.
13.Подготовка совещаний, собраний, семинаров и других мероприятий
13.1.Глава администрации района проводит еженедельные аппаратные совещания (по вторникам) с приглашением своих заместителей, начальников отделов, руководителей служб района, на которых рассматриваются оперативные вопросы основных направлений деятельности Администрации, ставятся конкретные задачи по их выполнению.
Оповещение и явку на совещания обеспечивает ведущий специалист приемной Главы администрации района.
Оформление протоколов совещаний с указанием контрольных заданий, сроков их исполнения и исполнителей проводит общий отдел Администрации района, который подписывает протокол у Главы администрации района не позднее чем на следующий день после его проведения и доводит протокол под роспись до исполнителей.
Исполнители готовят на имя Главы администрации служебные записки по выполнению контрольных поручений, которые представляются ему к очередному аппаратному совещанию, но не позднее понедельника.
13.2.Районные совещания, собрания, семинары, другие мероприятия с участием большого количества приглашенных проводятся Администрацией по мере необходимости, как правило, в соответствии с планами работы.
Вызовы руководителей предприятий и организаций на внеплановые районные мероприятия производятся по согласованию с Главой администрации района.
Координатором организации проведения районных мероприятий является заместитель Главы администрации, курирующий тему такого мероприятия. Подготовку мероприятия осуществляют соответствующие отделы Администрации района.
В необходимых случаях к этой работе привлекается организационный отдел.
На общий отдел возлагаются обязанности по техническому обеспечению проведения мероприятий (подготовка помещения, стола президиума, в необходимых случаях - магнитофонная запись).
13.3.Отдел, осуществляющий подготовку планового мероприятия, не позднее чем за 15 дней до его проведения представляет на утверждение Главы администрации района план его подготовки с указанием повестки дня, сроков проведения его подготовки и конкретных исполнителей, согласованный с ними.
13.4.Проект доклада, резолюции и другие необходимые материалы по обсуждаемым вопросам представляются на рассмотрение Главы администрации района не позднее чем за 3 дня до проведения планового мероприятия.
13.5.По указанию Главы администрации района или его заместителя-куратора производится протокольное оформление мероприятия. Материалы протокола готовятся отделом, отвечающим за его подготовку.
14.Работа с предложениями, замечаниями, просьбами, высказанными на районных мероприятиях
14.1.Учет, обобщение и контроль за исполнением предложений, замечаний, просьб, высказанных на районных мероприятиях, ведется отделом, осуществляющим их подготовку и проведение.
В необходимых случаях отдел проводит их оформление в виде мероприятий, которые утверждаются приказом Главы администрации района.
14.2.Организация их исполнения, постановка на контроль и снятие с контроля аналогичная порядку, изложенному в разделе 5 "Система организации контроля и проверки исполнения документов" настоящего Регламента.