Постановление Правительства Пензенской области от 09.01.2003 № 6-пП
О проведении смотра-конкурса по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Пензенской области на стадиях государственного и муниципального хранения
ПРАВИТЕЛЬСТВО ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 9 января 2003 г. N 6-пП г. Пенза Утратилo силу - Постановление Правительства Пензенской области от 30.03.2004 г. N 145-пП О проведении смотра-конкурса по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Пензенской области на стадиях государственного и муниципального хранения Учитывая, что Архивный фонд Пензенской области является важнойсоставной частью историко-культурного наследия Российской Федерации,архивные документы необходимы для обеспечения растущих информационныхпотребностей общества, для реализации задач государственного имуниципального самоуправления, для развития науки, культуры,удовлетворения прав граждан, а также в целях улучшения условийсохранности документов, повышения уровня безопасности Архивного фондаобласти и в связи с 85-летнем государственной архивной службы областиПравительство Пензенской области п о с т а н о в л я е т: 1. Провести в 2003 году смотр-конкурс по обеспечению сохранностидокументов Архивного фонда Пензенской области на стадияхгосударственного и муниципального хранения. 2. Утвердить Положение и состав комиссии смотра-конкурса пообеспечению сохранности документов Архивного фонда области на стадияхгосударственного и муниципального хранения согласно приложениям N 1 иN 2. 3. Управлению финансов Пензенской области (А.Н.Гагаринский) приформировании бюджета области на 2004 год предусмотреть средства дляпобедителей смотра-конкурса в размере 100 тыс. рублей на техническоеоснащение районных и городских архивов средствами компьютерной икопировально-множительной техники. 4. Настоящее постановление опубликовать в газете "Пензенскиегубернские ведомости". 5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить наруководителя аппарата Правительства Пензенской области С.Н.Егорова. Губернатор Пензенской области В.К.Бочкарев __________________ Приложение N 1 УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Пензенской области от 9 января 2003 N 6-пП П О Л О Ж Е Н И Е о смотре-конкурсе по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Пензенской области на стадиях государственного и муниципального хранения I. Цели и задачи смотра-конкурса Смотр-конкурс проводится в целях: - всестороннего изучения фактического состояния сохранностидокументов Архивного фонда в государственных и муниципальных архивныхучреждениях области; - привлечения внимания органов государственной власти, местногосамоуправления, организаций к проблеме сохранности документовАрхивного фонда области; - разработки и реализации мер по улучшению состояниягосударственного учета, условий хранения, безопасности Архивного фондаобласти на стадиях государственного, муниципального, ведомственногохранения, по совершенствованию материально-технической базы архивныхучреждений. II. Порядок проведения смотра-конкурса. В смотре-конкурсе принимают участие архивные отделы органовместного самоуправления муниципальных образований области и Кузнецкогогосударственного городского архива. Конкурс проводится с 1 января по 31 декабря 2003 года. Положение доводится до каждого архива области. Начальники архивных отделов готовят информацию о выполнениитребований смотра-конкурса и к 15 ноября 2003 года направляют вархивный отдел Пензенской области. После ознакомления со справками члены комиссии составляют графикпосещений районов. При оценке работы архива комиссия будет руководствоватьсяследующими требованиями: 1. Здание и помещение архива, хранилища 1.1. Соответствие помещений архивохранилищ нормативнымтребованиям Правил работы архивов (специально выстроенное илиприспособленное; удаленность от объектов, опасных в пожарномотношении, источников скопления насекомых и грызунов, столовых,складов и т.д.; изолированность от других помещений; гарантированностьот затоплений; укрепленность окон и дверей). 1.2. Наличие рабочей комнаты. 1.3. Загруженность хранилища документацией в процентномотношении. При загруженности более 95 процентов указать, какие мерыбыли приняты для увеличения его вместимости. 2. Оборудование архива, хранилища 2.1. Наличие и состояние охранно-пожарной сигнализации, средствпожаротушения, плана эвакуации людей и документов, скрытой проводки,электроосветителей закрытого типа, заземления электрооборудования. 2.2. Наличие металлических, стационарных или передвижныхстеллажей (допускаются деревянные стеллажи, пропитанные огнезащитнымсоставом), вспомогательного или специального оборудования(металлические шкафы, сейфы). 3. Хранение и размещение документов 3.1. Соблюдение температурно-влажностного режима (оптимальныйрежим: температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%),наличие психрометров и гигрометров различных типов. 3.2. Соблюдение светового режима (принятие мер защиты отпопадания солнечных лучей - шторы, ставни, жалюзи, коробки). 3.3. Размещение документов (документы должны храниться настеллажах, не допускается их размещение на полу, на подоконниках, внеразобранном виде, наличие топографических указателей). 4. Государственный учет документов Архивного фонда 4.1. Организация учета документов архива в соответствии сРегламентом государственного учета документов Архивного фондаРоссийской Федерации. 4.2. Наличие основных учетных документов, качество их заполнения. 4.3. Наличие комплекта научно-справочного аппарата к описи(исторические справки, титульные листы, оглавления, листы-заверители). 4.4. Периодичность проведения проверки наличия и состояниядокументов, ее результаты, наличие необнаруженных дел, меры по ихрозыску. Количество неучтенных и неописанных дел в архиве. 5. Формирование архивного фонда 5.1. Наличие и соблюдение графика приема документов (по 1996-1997гг.). Качество их обработки (по 1998-1999 гг.) и полнота составадокументов, принятых на постоянное хранение. 5.2. Наличие и соблюдение графика утверждения описей на ЭПК.Качество описей, представляемых на рассмотрение ЭПК, устранениеошибок. 5.3. Развитие договорной формы взаимоотношений с учреждениями. 6. Контроль со стороны архивных учреждений за сохранностью иучетом документов Архивного фонда области в ведомственных архивах 6.1. Наличие графика и периодичность проверок работыведомственных ар хивов, качество проводимых проверок и оформление ихрезультатов, информирование руководителей учреждений. 6.2. Оказание методической и практической помощи органамгосударствен ной власти, местного самоуправления, организациям,предприятиям. 6.3. Периодичность проведения семинаров с лицами, ответственнымиза делопроизводство и архив в учреждениях. 6.4. Сохранность документов в ведомствах. Количество дел,хранящихся сверхустановленного срока, количество необнаруженных дел,снятие их с учета. 6.5. Паспортизация ведомственных архивов, периодичность икачество за полнения и оформления паспортов. 7. Организация использования документов 7.1. Исполнение запросов социально-правового характера.Правильность оформления справок, регистрация заявлений, ведениежурнала регистрации, соблюдение сроков их исполнения. III. Порядок подведения итогов смотра-конкурса и награждение победителей 3.1. Проверка выполнения условий смотра-конкурса осуществляетсякомиссией, персональный состав которой утверждается Правительствомобласти. 3.2. Итоги смотра-конкурса подводятся комиссией в марте 2004года. 3.3. По итогам конкурса определяются победители среди архивныхотделов органов местного самоуправления муниципального образованияобласти, Кузнецкого государственного городского архива, имустанавливаются: за 1-е место - компьютер или денежные средства наматериально-техническое оснащение архива в размере 25,0 тыс. рублей; за два 2-х места - компьютеры или денежные средства наматериально-техническое оснащение архивов в размере 20,0 тыс. рублейкаждому отделу; за два 3-х места - оргтехника (ксерокс) или денежные средства наматериально-техническое оснащение архивов в размере 17,5 тыс. рублейкаждому отделу. Сотрудники архивов награждаются грамотами Губернатора Пензенскойобласти и архивного отдела. __________ Приложение N 2 УТВЕРЖДЕН постановлением Правительства Пензенской области от 9 января 2003 г. N 6-пП. С О С Т А В комиссии по проведению смотра-конкурса по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Пензенской области на стадиях государственного и муниципального храненияКозенко Н.Г. - первый заместитель руководителя аппарата Правительства области - председатель комиссииЗолотенков Н.Н. - начальник архивного отдела Пензенской области - заместитель председателя комиссииВовкотруб О.В. - заместитель начальника архивного отдела Пензенской области - секретарь комиссииЧлены комиссии:Зеленова Т.Н. - ведущий специалист архивного отдела Пензенской областиЛогинов А.В. - руководитель аппарата администрации Земетчинского районаМироедова В.П. - руководитель аппарата администрации Камешкирского районаУсанова Н.А. - ведущий специалист архивного отдела Пензенской областиЯковлева Т.Б. - главный специалист архивного отдела Пензенской области