Приложение к Распоряжению от 14.02.2006 г № 33Р Инструкция
Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации города Пензы
1.Общие положения
1.1.Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в аппарате Администрации г. Пензы (далее - аппарат Администрации) в соответствии с общими требованиями по оформлению документов (приложение N 1).
1.2.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Администрации (далее именуются - подразделения) возлагается на их руководителей.
1.3.Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в аппарате Администрации осуществляется отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
1.4.При работе с документами в аппарате Администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки и работать с ними вне служебных помещений.
Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.5.С содержанием проектов постановлений и распоряжений Главы администрации, других служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителя аппарата Администрации.
1.6.Перед уходом в отпуск или выездом в командировку, по указанию руководителя подразделения, сотрудники обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику, при увольнении или переходе на работу в другое подразделение - сдать все числящиеся за ними документы.
1.7.Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения. Руководителем подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель аппарата Администрации.
1.8.Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
1.9.Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются подразделениями, специально на то уполномоченными, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) руководства Администрации.
1.10.С настоящей Инструкцией сотрудники подразделения знакомятся под расписку.
1.11.Работники аппарата Администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.12.Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции. Обработка секретной информации, подготовка и изготовление копий секретных документов осуществляются только на специальных технических средствах уполномоченными на то лицами.
2.Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции
2.1.Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в аппарат Администрации корреспонденции производятся в централизованном порядке канцелярией отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения (далее - канцелярия).
В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в канцелярии, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
2.2.Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 2.
2.3.Регистрация поступивших документов, за исключением письменных обращений граждан и документов, доставленных фельдъегерской службой, производится канцелярией. В правой нижней части первого листа полученного документа проставляется регистрационный штамп установленного образца с указанием даты поступления и порядкового номера документа. Если пакет не вскрывается, штамп ставится на конверте.
Регистрация поступившего документа производится на компьютере по специальной программе, которая отслеживает внесение резолюций, постановку на контроль, прохождение по исполнителям, снятие с контроля, списание исполненного документа в дело.
При этом заполняется регистрационно-контрольная карточка, в которую вносятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, корреспондент, а также резолюция руководства, сведения об исполнителе, которому направляется документ (приложение N 4).
Регистрационно-контрольная карточка вместе с документом передается по назначению. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
2.4.Распределение поступающей корреспонденции осуществляется канцелярией в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Главы администрации, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений (приложение N 3). Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в канцелярию.
2.5.Письменные обращения граждан (письма и телеграммы) передаются для регистрации в приемную граждан отдела по работе с обращениями граждан.
2.6.Иная корреспонденция, в том числе поручения и документы, поступившие во исполнение поручений Главы администрации или его заместителей, направляется непосредственно руководителям подразделений в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.
2.7.Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления.
3.Организация работы с документами в подразделениях
3.1.Прием и учет поступивших в структурное подразделение, иной орган городского самоуправления зарегистрированных в канцелярии служебной корреспонденции и директивных документов осуществляется секретарями заместителей Главы администрации или работниками, уполномоченными на то руководителями структурных подразделений.
Прием документов непосредственно в подразделениях без регистрации в канцелярии запрещается.
Все отметки о прохождении и исполнении документа в подразделении фиксируются в журналах или учетных карточках.
В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, характеризующими степень срочности ее исполнения или доставки.
3.2.Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через канцелярию с согласия руководителя, поручившего рассмотреть документ. При этом канцелярией производится переадресация документа с обязательной отметкой в регистрационной форме.
3.3.Руководители подразделений определяют порядок рассмотрения поступивших к ним документов, осуществляют контроль за работой по их исполнению.
Рассмотрение документов, их распределение по непосредственным исполнителям производится руководителем подразделения, как правило, в день их поступления.
Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, указание о порядке, характере и сроке исполнения документа, подпись руководителя и дату.
Поступившие в подразделение директивные документы с поручением Главы администрации города рассматриваются их руководителями незамедлительно.
3.4.В ходе работы с документами, поступившими в подразделение и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки.
3.5.Руководители подразделений с учетом важности содержащихся в документах вопросов организуют подготовку предложений по их решению и вносят эти предложения Главе администрации или его заместителям.
3.6.Регистрация исходящих документов за подписью руководителя подразделения ведется в журнале регистрации исходящих документов.
Работник, на которого возложено исполнение обязанностей ведения делопроизводства в подразделении, не реже одного раза в месяц проводит сверку наличия документов, находящихся у сотрудников этого подразделения, со сведениями, занесенными в регистрационные формы, составляет сводку о ходе исполнения документов, которую докладывает руководителю подразделения.
3.7.После исполнения документа корреспонденту (если это необходимо) дается ответ, документ снимается с контроля руководителем, дававшим поручение по его исполнению. На документе ставится отметка о снятии с контроля (надпись "В дело", дата и подпись руководителя) и делается соответствующая запись в журнале или карточке.
Исполненный документ со всеми соответствующими материалами возвращается в канцелярию Администрации города.
Исполненные документы со всеми приложенными к ним материалами хранятся в канцелярии за текущий и предыдущий год, а затем сдаются в текущий архив отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения Администрации, а по истечении 5 лет уничтожаются в установленном порядке по акту.
4.Подготовка и оформление постановлений и распоряжений Главы администрации города
4.1.Глава администрации города Пензы в пределах своих полномочий издает постановления и распоряжения, организует их исполнение и контроль.
4.2.Подготовка и оформление постановлений и распоряжений Главы администрации производятся в соответствии с прилагаемыми правилами (приложение N 5).
4.3.Проекты постановлений (распоряжений) Администрации вносятся руководителями структурных подразделений Администрации города, иных органов городского самоуправления.
4.4.Ответственность за качество подготовки проектов постановлений (распоряжений) Главы администрации, их согласование с заинтересованными органами городского самоуправления и организациями несут руководители, внесшие эти проекты, а также сотрудники подразделений аппарата Администрации, участвующие в их проработке.
4.5.Если постановления (распоряжения) Главы администрации принимаются на основании нормативно-правовых актов Президента и Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания области, Губернатора и Правительства области, иных государственных органов, то в тексте необходима ссылка на них.
4.6.В проектах постановлений и распоряжений Главы администрации употребляются полные официальные наименования органов и организаций.
4.7.Постановления и распоряжения Главы администрации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.
4.8.Проекты постановлений и распоряжений предварительно рассматриваются представителями всех заинтересованных учреждений и организаций, исполнителями, а также лицами, на которых возлагается контроль за исполнением документов.
4.9.Оформленные на бланке проекты постановлений и распоряжений Главы администрации подлежат согласованию, которое оформляется визой на листе согласования установленной формы (приложение N 5 - образец).
Проекты постановлений (распоряжений) Администрации в обязательном порядке должны визироваться с указанием даты согласования документа:
- руководителями структурных подразделений Администрации, иных органов городского самоуправления или лицами, их замещающими, которые представили проект и которым в документе предусматриваются поручения, а также руководителями других заинтересованных органов и организаций; к сферам ведения которых относятся затрагиваемые проектом документа вопросы;
- исполнителем документа;
- начальником юридического отдела (включая приложения нормативного характера);
- заместителем Главы администрации - руководителем аппарата;
- заместителями Главы администрации, к компетенции которых относится рассматриваемый вопрос.
4.10.Срок согласования по проектам постановлений (распоряжений) не должен превышать двух дней (для юридического отдела - трех дней).
4.11.В случае если проект постановления (распоряжения) требует заключения специалистов, он направляется в соответствующие органы для дачи заключения с согласия заместителя Главы администрации, курирующего данный вопрос.
4.12.Если подготавливаемый документ влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие документы Администрации, эти изменения или дополнения включаются в проект документа. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом постановления (распоряжения) Администрации, в обязательном порядке прилагаются к данному акту.
4.13.При наличии у лица, визирующего проект постановления (распоряжения) Главы администрации, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечание) визирующего по проекту документа, как правило, излагается на оборотной стороне листа согласования или отдельно и прилагается к проекту постановления (распоряжения).
По проектам постановлений (распоряжений) Главы администрации, внесенным с разногласиями, подготавливаются предложения для их рассмотрения заместителем главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей). В целях подготовки таких предложений руководитель подразделения-исполнителя может созвать совещание представителей заинтересованных органов исполнительной власти и организаций, уполномоченных принимать решения.
4.14.Если в процессе согласования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется руководителем подразделения-исполнителя).
4.15.Приложения к проектам документов визируются исполнителем и руководителем соответствующего подразделения и подписываются заместителем Главы администрации - руководителем аппарата. Если в тексте приложения к проекту документа имеется запись об утверждении, то в этом случае подпись заместителя Главы администрации - руководителя аппарата на приложении не ставится.
4.16.Подготовленные проекты постановлений и распоряжений с приложениями и справкой согласования сдаются исполнителем в протокольную часть отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения (далее - протокольная часть) для проверки правильности оформления, орфографии и передачи заместителю Главы администрации - руководителю аппарата, который визирует их, подписывает приложения и своевременно докладывает Главе администрации города.
Примечание. Если к вносимым на подпись Главе администрации города проектам постановлений (распоряжений) необходимо приобщить какие-либо иные материалы, связанные с их подготовкой, то они прикладываются в копии, а их подлинники остаются в подразделении, помещаются впоследствии в соответствующее дело и подлежат сдаче в установленном порядке на архивное хранение в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
4.17.Проекты постановлений (распоряжений), внесенные с нарушением требований, предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются в установленном порядке на доработку в готовившее их подразделение.
4.18.Подписанные постановления и распоряжения Главы администрации города передаются в протокольную часть Администрации для их регистрации и выпуска.
Постановления и распоряжения регистрируются раздельно в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру распоряжений добавляется буква "р".
4.19.Постановления и распоряжения Главы администрации направляются протокольной частью адресатам в соответствии с указателем рассылки, подписанным исполнителем, причем документы, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые документы, или их правопреемникам. Если постановления (распоряжения) Главы администрации направляются организациям, не входящим в утвержденные указатели рассылки, то исполнитель должен указать в указателе рассылки наименование этих организаций и их почтовые адреса. Досылка постановлений (распоряжений) Администрации осуществляется по заявке подразделения-исполнителя или по указанию руководства аппарата Администрации, о чем делается отметка в соответствующем указателе рассылки. Замена разосланных актов производится по указанию заместителя Главы администрации - руководителя аппарата.
4.20.С подлинниками постановлений и распоряжений разрешается знакомить ответственных работников Администрации города, а также руководителей отделов, комитетов, иных органов городского самоуправления в протокольной части Администрации.
Выносить подлинники документов из протокольной части запрещается.
5.Подготовка проектов решений Пензенской городской Думы
5.1.Разработка проектов решений Пензенской городской Думы (далее именуются - решения) осуществляется структурными подразделениями Администрации города по поручению Главы администрации города либо соответствующим заместителем Главы администрации.
5.2.Ответственность за качество подготовки вносимых проектов решений (приложение N 6) и сопроводительных материалов, их согласование с заинтересованными лицами несут руководители и сотрудники подразделений, осуществляющие их подготовку.
5.3.Проект решения - документ по своему содержанию должен иметь нормативный характер, изложенный в виде пунктов. Каждый пункт имеет соответствующий порядковый номер. Пункты имеют единую нумерацию.
5.4.В пункты проекта решения, содержащие нормы, действие которых не ограничено сроком, не включаются нормы, имеющие временное значение.
При необходимости в проекте решения предусматривается порядок вступления решения в силу.
5.5.Проекты решений и сопроводительные материалы, внесенные с нарушением установленных требований к их составлению, оформлению и согласованию требований, возвращаются структурным подразделениям на доработку.
6.Подготовка материалов к заседаниям коллегии
Администрации города
6.1.Подготовка и проведение заседаний коллегий Администрации города и оформление принятых на заседаниях решений осуществляются в соответствии с Регламентом, утверждаемым Администрацией города.
6.2.Материалы по вопросам, включенным в план заседаний коллегии, вносятся соответствующими структурными подразделениями Администрации, иными органами городского самоуправления, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом. Подразделение, ответственное за проработку вопроса для рассмотрения на заседании, осуществляет экспертизу представленных материалов, готовит для председательствующего справку объемом не более 5 страниц, проект решения коллегии. В справке должно быть изложено краткое содержание вопроса, приведены необходимые расчеты, обоснования предлагаемых решений и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации. Справка визируется исполнителем и руководителем подразделения, ответственными за подготовку вопроса, и заместителем Главы администрации, в ведении которого находится указанный вопрос. Проект решения коллегии визируется на листе согласования.
6.3.Проект повестки дня очередного заседания коллегии и соответствующие материалы рассылаются участникам заседания не позднее чем за 3 дня до назначенной даты заседания протокольной частью Администрации.
6.4.По вопросам, рассмотренным на заседании коллегии, оформляются решения, которые носят рекомендательный характер.
6.5.Если проекты решений коллегий и другие документы после обсуждения на заседании требуют значительной дополнительной доработки, то они после заседания коллегии возвращаются лицам, готовившим проект документа, которые в течение 5 дней вносят необходимые поправки, дополнения, изменения, повторно согласовывают и передают их в протокольную часть.
6.6.Принятые на заседаниях коллегии решения, надлежаще оформленные и подписанные, доводятся до исполнителей протокольной частью в виде заверенных копий.
6.7.Заседания коллегии протоколируются протокольной частью Администрации. Оформленные в установленном порядке протоколы заседания коллегии подписываются председательствующим на заседании в 7-дневный срок.
6.8.Протоколам заседаний коллегии присваиваются порядковые номера, счет которых ведется с начала календарного года.
6.9.Протоколы заседаний коллегии выпускаются протокольной частью Администрации.
6.10.Один экземпляр протокола, заверенный печатью, в 15-дневный срок высылается в Правительство Пензенской области.
6.11.Подлинники материалов к заседаниям и протоколов заседаний коллегии, подписанные председательствовавшим на заседании, и указатели рассылки к ним сдаются на хранение в протокольную часть через 10 дней после их выпуска.
6.12.Если реализация решений коллегии требует принятия постановлений или распоряжений Главы администрации, то они оформляются по правилам, указанным в разделе 4 настоящей Инструкции.
7.Порядок оформления решений, принятых на совещаниях, проводимых Главой администрации города или его заместителями
7.1.Организация совещаний, проводимых Главой администрации города или его заместителями, возлагается на соответствующие структурные подразделения Администрации.
7.2.Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколами в срок до 3 дней в соответствии с приложением N 7. Проект протокола совещания составляется сотрудниками соответствующего подразделения, к сфере ведения которого относятся рассмотренные на совещании вопросы. Проект протокола визируется готовившими его сотрудником и руководителем соответствующего подразделения. Визы проставляются на обратной стороне последнего листа оригинала. Проект протокола совещания, проводимого Главой администрации или его заместителями, при необходимости визируется заместителем Главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей).
7.3.Протокол совещания подписывается председательствовавшим на совещании. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в тексте решения.
7.4.Протокол регистрируется, выпускается соответствующим отделом, где ему присваивается порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
7.5.К протоколу совещания прилагается указатель рассылки, подписанный начальником подразделения, ответственного за подготовку совещания. Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.
7.6.Копии протоколов совещаний у заместителей Главы администрации оформляются и готовятся к рассылке сотрудником подразделения, ответственного за подготовку совещания, который на первом листе каждой копии в правом верхнем углу указывает наименование и при необходимости почтовый адрес организации, которой направляется копия протокола, после чего передает подлинник протокола с копиями и указателем рассылки в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения. На копиях протоколов совещаний, рассылаемых внутри аппарата Администрации, указываются инициалы и фамилия должностных лиц, которым они направляются. После отправки копий протоколов адресатам подлинник протокола совещания вместе с указателем рассылки, в котором сделана отметка о дате отправки копий, возвращается в подразделение, готовившее совещание. Подлинник протокола и указатель рассылки помещаются в дело.
7.7.Протоколы планерок, проводимых Главой администрации, выпускаются сектором по контролю за состоянием дел в городском хозяйстве в области архитектуры и градостроительства отдела по работе с административными органами, общественными организациями.
7.8.Организация подготовки и проведения заседаний создаваемых Администрацией комиссий (советов), организационно-техническое обеспечение деятельности которых возложено на аппарат Администрации, а также оформление их результатов возлагается на ответственного секретаря комиссии (совета) и осуществляется им в порядке, изложенном в настоящем разделе. При этом протокол заседания комиссии регистрируется ее ответственным секретарем, который присваивает протоколу очередной порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года.
8.Подготовка и оформление проектов приказов заместителя
Главы администрации - руководителя аппарата
8.1.Приказами заместителя Главы администрации - руководителя аппарата (далее именуются - приказы) оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы аппарата Администрации в соответствии с приложением N 8. Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений (указаний) заместителя Главы администрации - руководителя аппарата либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит сектор кадров и спецчасти организационного отдела (далее - сектор кадров и спецчасти) на основании соответствующих представлений. Приказы подписываются заместителем Главы администрации - руководителем аппарата.
8.2.Ответственность за подготовку проектов приказов, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, которые готовят и вносят проекты приказов.
8.3.Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, а также в необходимых случаях руководителями подразделений, которым в проекте приказа предусматриваются задания и поручения, и другими заинтересованными подразделениями. Имеющиеся у руководителей подразделений возражения по проекту приказа излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.
8.4.Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (приложение N 8 - образец) и докладываются для подписи заместителю Главы администрации - руководителю аппарата.
8.5.Подписанные приказы направляются в сектор кадров и спецчасти для их оформления и выпуска. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах календарного года. Приказы долговременного срока хранения регистрируются отдельно от приказов оперативного характера. Копии приказов заверяются печатью сектора кадров и спецчасти и направляются адресатам согласно указателям рассылки, составленным и подписанным исполнителями. Копии приказов в обязательном порядке направляются заместителю Главы администрации - руководителю аппарата и исполнителю приказа. Замена разосланного приказа производится по указанию заместителя Главы администрации - руководителя аппарата, подписавшего приказ.
9.Порядок работы с обращениями граждан
9.1.Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется приемной граждан отдела по работе с обращениями граждан (далее - приемной граждан).
9.2.Письменные обращения граждан, поступившие в адрес Главы администрации или его заместителей, регистрируются в приемной граждан на регистрационно-контрольных карточках (приложение N 9) в день их поступления.
На личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (приложение N 9).
Одновременно регистрация письменных и устных обращений граждан параллельно ведется на компьютере по специальной программе.
Регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу документа. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы (например К-201).
9.3.Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных предложений, заявлений, жалоб и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "ПОВТОРНО" и подбирается вся предшествующая переписка.
Повторные письма, по результатам рассмотрения которых авторам ранее давались обоснованные и исчерпывающие ответы, могут по предложению должностного лица, которое раньше рассматривало предыдущие письма, с разрешения Главы администрации в дальнейшем не рассматриваться, о чем информируется заявитель.
Предложения, заявления и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Администрацию города, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например К-201/1, К-201/2, K-201/3).
9.4.Письма граждан, направленные в Администрацию города различными адресатами с требованием сообщить результаты рассмотрения предложения, заявления, жалобы берутся на особый контроль. В этом случае на регистрационно-контрольной карточке и на письменном обращении вверху проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" или знак контроля "К".
9.5.Письмо без подписи, в котором не указаны фамилия, имя, отчество, данные о месте жительства, признается анонимным и подлежит рассмотрению лишь по указанию Главы администрации города.
9.6.Зарегистрированные в приемной граждан письменные обращения граждан в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются соответственно Главе администрации или его заместителям.
Передача зарегистрированных письменных обращений граждан из одного подразделения в другое производится через приемную граждан с учетом требований пункта 3.2 настоящей Инструкции.
9.7.Поступившие в подразделения письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации в приемной граждан, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца.
В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен Главой администрации города, заместителем Главы администрации, но не более чем на один месяц, с уведомлением об этом автора.
Если письмо поступило на рассмотрение из федерального органа государственной власти, то срок его исполнения может быть продлен только с разрешения этого органа, с извещением об этом заявителя.
9.8.Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем должностным лицам и организациям, действия которых в них обжалуются.
9.9.О результатах рассмотрения письма автору дается письменный или устный ответ. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.
Письменный ответ о результатах работы с обращениями граждан, поступившими с личной визой губернатора области, подписывается, как правило, Главой администрации города. Ответ о рассмотрении обращений граждан, поступивших из Правительства Пензенской области за подписью заместителей Губернатора, из аппарата Главного федерального инспектора по Пензенской области, Законодательного Собрания, Государственной Думы, городской Думы, может быть подписан заместителями Главы администрации города либо главами администраций районов.
9.10.Рассмотрение писем не может считаться законченным на основании справки или ответа, в которых сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов или содержатся заверения и обещания. Работа по ним прекращается только после ответа об окончательном (положительном или отрицательном) решении всех вопросов, поставленных в обращении.
9.11.Исполненные обращения граждан вместе со всеми относящимися к ним материалами возвращаются в приемную граждан. Копии всех документов, связанных с рассмотрением письменных обращений граждан, формируются в дела в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.
На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного решения и его исполнения делается надпись "В ДЕЛО" и личная подпись Главы администрации города или заместителя Главы администрации, принявшего это решение.
9.12.Ответственность за своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан возлагается на начальников структурных подразделений Администрации, комитетов, управлений города.
На приемную граждан возлагается контроль за должной организацией этой работы в структурных подразделениях Администрации, иных органов городского самоуправления.
9.13.В отделах, комитетах, управлениях Администрации города должны систематически анализироваться поступающие заявления, предложения и жалобы граждан, изучаться причины, их вызывающие, приниматься необходимые меры к устранению недостатков.
Приемная граждан ведет информационно-справочную работу по поступившим обращениям граждан и ежеквартально информирует заместителя Главы администрации - руководителя аппарата о количестве и характере письменных и устных обращений граждан, о работе по их рассмотрению.
9.14.Исполненные предложения, заявления, жалобы, а также документы по личному приему граждан вместе с прилагаемыми материалами формируются приемной граждан в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел отдела по работе с обращениями граждан.
По истечении установленных сроков хранения документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подлежат уничтожению по акту в установленном порядке.
10.Организация контроля и проверки исполнения
10.1.Контролю в аппарате Администрации подлежат:
- исполнение директивных документов Президента, Правительства и Федерального Собрания Российской Федерации;
- исполнение постановлений, распоряжений и поручений Губернатора, постановлений Правительства области;
- исполнение постановлений, распоряжений и поручений Главы администрации города;
- исполнение решений Законодательного Собрания Пензенской области;
- исполнение решений Пензенской городской Думы;
- исполнение решений коллегии Администрации г. Пензы;
- исполнение приказов и поручений заместителя Главы администрации - руководителя аппарата;
- исполнение поступающих служебных и других документов, требующих решения или ответа;
- исполнение предложений, замечаний, просьб, высказанных на городских мероприятиях, а также на личном приеме в Администрации и встречах представителей Администрации с населением по месту жительства и работы.
10.2.Подразделения контролируют исполнение перечисленных в пункте настоящей Инструкции документов и поручений по вопросам, относящимся к их сферам ведения. Руководитель подразделения определяет исполнителя из числа ответственных сотрудников, который в интересах контроля обеспечивает сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов, а также проектов докладов о ходе и результатах исполнения документов и поручений. По отдельным документам, имеющим особое значение (программам, планам действий Администрации и др.), подготавливается план контроля, в котором указываются органы городского самоуправления - исполнители, а также подразделения, осуществляющие контроль за исполнением конкретных поручений. Контроль за выполнением этого плана осуществляется подразделением, подготовившим проект плана.
10.3.Контроль за соблюдением сроков и полнотой исполнения документов осуществляется отделами: организационным, делопроизводства и хозяйственного обеспечения, по работе с обращениями граждан.
В своей работе отделы взаимодействует с юридическим отделом и другими структурными подразделениями Администрации.
При необходимости у руководителей и сотрудников этих подразделений запрашиваются сведения о ходе исполнения контролируемых решений и поручений для подготовки соответствующей информации.
10.4.Отделы, осуществляющие контроль, не реже одного раз в месяц готовят информацию о ходе исполнения контролируемых документов, поручений и представляет ее Главе администрации, его заместителям.
Не реже одного раза в месяц отделы направляют в подразделения перечни решений и поручений, сроки исполнения которых истекли на эту дату, и в порядке предупредительного контроля - перечни решений и поручений, срок исполнения которых истекает в течение следующего месяца.
11.Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов
11.1.Проекты писем и телеграмм оформляются в соответствии с прилагаемыми правилами (приложение N 10) и печатаются на бланках установленной формы. Письма на бланках "Глава администрации города Пензы" подписываются Главой администрации города. Письма на бланках "Администрация города Пензы" подписываются его заместителями. Письма на бланках "Аппарат Администрации города Пензы" подписываются руководителями подразделений. Телеграммы подписываются Главой администрации города, его заместителями.
11.2.Проекты исходящих писем и телеграмм оформляются не менее чем в двух экземплярах. Второй экземпляр исходящего документа визируется исполнителем (руководителем подразделения - в случае подписания письма или телеграммы Главой администрации города или его заместителями) на лицевой стороне последнего листа в нижней его части. К проектам писем и телеграмм прилагаются материалы, на основании которых они подготовлены. Письма и телеграммы, направляемые зарубежным адресатам, должны быть завизированы заместителем Главы администрации - руководителем аппарата.
11.3.Если письмо или телеграмма направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр.
11.4.При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий.
11.5.После подписания руководителем двух экземпляров письма или телеграммы исходящий документ передается исполнителем в канцелярию отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения для регистрации и отправки. Письма, подписанные руководителями подразделений, регистрируются в этих подразделениях.
11.6.Прием писем и телеграмм осуществляется ежедневно, в рабочие дни, с 9.00 до 16.00. Исходящие служебные документы, требующие оперативной доставки адресату, после регистрации в канцелярии Администрации, не позднее 11.00 отправляются курьером. Документы, представленные позднее, отправляются на следующий рабочий день.
Неправильно оформленные документы (не указан почтовый адрес, нет виз исполнителей и т.п.) и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
11.7.Второй экземпляр исходящего документа, завизированный исполнителем (при необходимости - с указателем ссылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел канцелярии.
11.8.Исходящие документы с отметками "Срочно", "Весьма срочно", а также со сроками исполнения до 7 дней обрабатываются незамедлительно.
Степень срочности доставки документа определяется только руководителем подразделения, подготовившего документ, или лицом, его подписавшим.
12.Особенности работы с документами, содержащими служебную