Приложение к Приказу от 20.06.2013 г № 162 Порядок

Порядок рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации ленинского района города Пензы 1. общие положения

1.1.Настоящий Порядок устанавливает основные требования к организации работы с письменными и устными обращениями граждан, поступающими в адрес главы администрации Ленинского района г. Пензы, и правила ведения делопроизводства по обращениям в администрации Ленинского района города Пензы.
1.2.Организация и обеспечение централизованного учета и контроля своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан, поступивших в адрес главы администрации и заместителей главы администрации, осуществляется отделом по взаимодействию с органами территориального общественного самоуправления администрации Ленинского района г. Пензы (далее - администрация района).
1.3.Делопроизводство по работе с обращениями граждан в администрации района ведется отдельно от других видов делопроизводства главным специалистом отдела по взаимодействию с органами территориального общественного самоуправления (далее - отдел по взаимодействию с органами ТОС).
Ответственность за состояние делопроизводства по работе с обращениями граждан в администрации района возлагается на главного специалиста отдела по взаимодействию с органами ТОС.
1.4.Работу с личными, индивидуальными и коллективными обращениями граждан, поступившими в администрацию района, в том числе в форме электронного документа, организует аппарат администрации района в соответствии с федеральным законодательством.
1.5.Администрация района организует прием и рассмотрение обращений граждан в пределах своей компетенции.
1.6.Организация исполнения решений, принятых по результатам приема граждан, возлагается на руководителей отделов и специалистов администрации района, в компетенцию которых входит рассмотрение вопросов.
1.7.Специалисты администрации района, работающие с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем, за своевременность и полноту ответов заявителям по обращениям, находящимся у них на рассмотрении. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. При утрате исполнителем письменных обращений граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава администрации района.
1.8.При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в администрации района исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения главному специалисту отдела по взаимодействию с органами ТОС.
1.9.Ответственность за состояние работы с письменными и устными обращениями граждан в администрации района несет заместитель главы администрации, курирующий работу аппарата.
1.10.Ответственность за соблюдение настоящего Порядка рассмотрения письменных и устных обращений граждан в отделах администрации несут курирующие соответствующие отделы заместители главы администрации.
2.Порядок приема и регистрации письменных обращений
граждан
2.1.Поступившие по почте в адрес главы администрации и заместителей главы администрации письменные обращения граждан (в том числе факсимильные сообщения и телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, из приемной главы администрации района передаются для регистрации главному специалисту отдела по взаимодействию с органами ТОС. При приеме и первичной обработке письменных обращений в приемной главы администрации района проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки.
2.2.Главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС
- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов, к письму подкалывается конверт;
- ошибочно поступившие письма, работа с которыми не относится к рассмотрению обращений граждан, возвращаются в приемную главы администрации района.
Все поступившие конверты (бандероли) вскрываются. Конверты писем с обращениями граждан подлежат хранению.
Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму) подкалываются к обращению гражданина. В случае отсутствия самого текста обращения главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС составляется справка с текстом: "Обращение в адрес администрации Ленинского района г. Пензы", датой и личной подписью, которая прилагается к поступившим документам (Приложение N 1 к Порядку рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации Ленинского района города Пензы).
На письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками; на заказные письма с уведомлением, в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляется акт (Приложения N 2, N 3 к Порядку рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации Ленинского района города Пензы) в трех экземплярах: первый остается у главного специалиста отдела по взаимодействию с органами ТОС, второй приобщается к поступившему обращению, а третий направляется отправителю обращения.
Поступившие денежные знаки, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае, если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа.
2.3.Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия автора (авторов) обращения и почтовый адрес, адрес электронной почты, по которому должен быть дан ответ, главный специалист отдела по взаимодействию с органами ТОС разъясняет заявителю (лицу, доставившему обращение) требования Федерального закона от 02.05.2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" к оформлению письменного обращения (ст. 7, п. 1) и предупреждает его о том, что ответ на обращение ему не будет направлен. По просьбе заявителя (лица, доставившего обращение) на втором экземпляре обращения проставляется штамп "Администрация Ленинского района города Пензы. Дата. Фамилия и подпись сотрудника". При отсутствии у заявителя (лица, доставившего обращение) второго экземпляра обращения по его просьбе главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС с обращения снимается копия, на которой проставляется штамп "Администрация Ленинского района города Пензы. Дата. Фамилия и подпись сотрудника".
2.4.Получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, и при обнаружении на ощупь в конверте с обращением вложений, не характерных для почтовых отправлений (порошок и т.д.), главный специалист отдела по взаимодействию с органами ТОС должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом начальнику отдела по взаимодействию с органами ТОС.
2.5.Обращения с пометкой "лично", поступившие от граждан на имя главы администрации, передаются главе администрации либо лицу, уполномоченному на то главой администрации.
2.6.На обращении, поступившем в отдел по взаимодействию с органами ТОС, в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп "Администрация Ленинского района города Пензы. Приемная граждан. Дата. Индекс". В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем прочтение обращения.
2.7.Все письменные обращения граждан, поступившие в адрес главы администрации и заместителей, регистрируются в журнале регистрации письменных обращений граждан в течение трех дней со дня поступления.
Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и заверен начальником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения. Кроме того, регистрация поступивших в адрес главы администрации и заместителей главы администрации обращений граждан осуществляется главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС в электронном виде.
2.8.Для классификации и учета определены следующие виды обращений граждан:
- личное - обращение, направленное непосредственно заявителем;
- индивидуальное - обращение, направленное уполномоченным заявителем представителем;
- коллективное - обращение, направленное от двух и более заявителей, объединенных общими интересами (общая работа, членство в одном из политических или общественных формирований, проживание в одном доме, микрорайоне и др.). Коллективными являются также обращения, поступившие от имени общественной организации предприятия, учреждения (заведения), а также резолюции митингов, собраний.
Если письмо подписано двумя и более заявителями, то регистрируются первый в списке, чьи фамилия и адрес поддаются прочтению, или автор, в адрес которого просят направить ответ.
2.9.При поступлении в адрес главы администрации и заместителей главы администрации повторных письменных обращений граждан главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям. Повторными считаются письма граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в течение года, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом.
2.10.При регистрации обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего письма по журналу, а при компьютерной регистрации проставляется шифр темы согласно тематическому классификатору обращений граждан (Утвержден распоряжением Губернатора Пензенской области от 10.05.2007 г. N 131-рП).
Нумерация обращений граждан при регистрации ведется в пределах календарного года.
При регистрации коллективного обращения в регистрационном номере ставятся начальные буквы "Кол". В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, при регистрации такого обращения в регистрационном номере ставятся начальные буквы "Ан".
2.11.В случае, если повторное обращение поступило от заявителя до истечения установленного законодательством срока рассмотрения, данному обращению присваивается номер первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь.
При поступлении обращений одинакового содержания по одному и тому же вопросу, направленных заявителем одновременно в несколько органов государственной власти или местного самоуправления, данным обращениям присваивается номер обращения, поступившего первым, с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь.
При регистрации обращений граждан, поступивших на рассмотрение из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, министерств Российской Федерации, Губернатора Пензенской области, Законодательного Собрания Пензенской области и др., указывается адресат, дата и исходящий номер сопроводительного письма.
2.12.После регистрации поступившие обращения оформляются в "Дела" с заполнением регистрационно-контрольных карточек установленного образца (Приложение N 5 к Порядку рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации Ленинского района города Пензы).
На регистрационно-контрольной карточке повторного обращения, поступившего в отдел по взаимодействию с органами ТОС, в правом верхнем углу проставляется номер предыдущего обращения, поступившего в администрацию района в течение календарного года.
2.13.Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных письменных обращений не допускается.
3.Порядок рассмотрения письменных обращений граждан
3.1.Зарегистрированные главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС письменные обращения граждан (подлинники) вместе с приложениями (в случае, если повторные обращения - перепиской по предыдущим обращениям) и регистрационно-контрольными карточками в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются главе администрации и, в соответствии с распределением обязанностей, заместителям главы администрации.
3.2.Поступившие в адрес главы администрации и заместителей главы администрации обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС (если в резолюции не указан другой срок исполнения).
3.3.Если в обращении гражданина (в том числе без фамилии, почтового адреса и подписи) содержатся сведения о возможных авариях и иных чрезвычайных ситуациях либо о подготавливаемом противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем или совершившем, обращение подлежит безотлагательному (в день поступления) направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
3.4.Глава администрации, заместители главы администрации в течение трех дней рассматривают переданные им обращения, определяют конкретных исполнителей.
Обращения могут рассматриваться непосредственно отделами, структурными подразделениями администрации района (в том числе с выездом на место).
Поручение об исполнении обращения гражданина дается должностным лицом в форме резолюции, которая заносится в регистрационно-контрольную карточку.
Поручение должно содержать: наименование подразделения, фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись должностного лица с расшифровкой и датой.
Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
В случае, если в резолюции руководителя рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям и не определен ответственный исполнитель, контроль за сроками рассмотрения и подготовкой ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. В течение 15 дней со дня поступления поручения соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для рассмотрения обращения и подготовки ответа, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну и для которых установлен особый порядок предоставления.
Главный специалист отдела по взаимодействию с органами ТОС в данном случае направляет в течение двух дней всем исполнителям необходимое количество копий обращения на рассмотрение либо для подготовки ответа заявителю, в зависимости от содержания резолюции.
3.5.Ответственность за своевременное рассмотрение письменных обращений граждан несут исполнители, которым направлены обращения на рассмотрение и подготовку ответа.
3.6.В случае, если решение вопросов, поставленных в письменном обращении гражданина, не относится к компетенции администрации Ленинского района г. Пензы, данное обращение в течение семи дней со дня регистрации направляется согласно резолюции главы администрации и заместителей главы администрации по принадлежности в соответствующий орган с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения и списывается "в Дело".
3.7.Обращения граждан, ошибочно адресованные главе администрации и заместителям главы администрации из других государственных органов, в течение семи дней с момента поступления в администрацию района возвращаются отправителю либо, по согласованию с отправителем, направляются по принадлежности.
3.8.Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.
3.9.В случае необходимости ответственные исполнители обеспечивают рассмотрение обращения с выездом на место.
3.10.При необходимости комиссионного рассмотрения обращения, должностное лицо, на рассмотрение которому направлено обращение, определяет состав комиссии и ответственного за подготовку материала по итогам рассмотрения и ответа заявителям.
В случае необходимости рассмотрения обращений на совещании с представителями предприятий, учреждений и организаций, должностное лицо, на рассмотрение которому направлено обращение, дает поручение о подготовке совещания. По итогам совещания составляется протокол и готовится ответ заявителю.
3.11.В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, ответственным исполнителем сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
3.12.Запрещается направлять обращения, содержащие жалобу, на рассмотрение в организацию или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуются.
В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным данным пунктом, невозможно направление жалобы на рассмотрение в организацию или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.
В случае, если по вопросам, содержащимся в обращении, возбуждено судебное производство с участием лица (группы лиц), действия которого обжаловались, или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда, о чем уведомляется заявитель.
3.13.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, ответственным исполнителем возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
3.14.В случае, если гражданин обращался с письменным заявлением (заявлением в форме электронного документа) о прекращении рассмотрения его обращения, рассмотрение обращения прекращается, о чем сообщается заявителю.
В случае, если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается, о чем сообщается заявителю.
3.15.В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ, ответ на обращение не дается (за исключением случаев, изложенных в п. 3.3 ).
3.16.В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на данное обращение не дается, о чем ответственным исполнителем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
В случае, если обращение не содержит жалоб, просьб, предложений, ответ на данное обращение не дается, а обращение остается "в Деле".
3.17.В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава администрации и заместители главы администрации вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, направив заявителю уведомление о прекращении переписки по данному вопросу.
В случае повторного поступления обращения, по которому главой администрации, заместителями главы администрации, в соответствии с действующим законодательством и настоящим Порядком, уже принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу и заявителю направлено соответствующее уведомление, главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС указанное обращение регистрируется и списывается "в Дело".
3.18.Обращение, содержащее нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, не рассматривается по существу поставленных в нем вопросов и гражданину, направившему обращение, направляется сообщение о недопустимости злоупотребления правом.
3.19.Обращения граждан с просьбами о приеме по личным вопросам главой администрации и заместителями главы администрации рассматриваются как письменные обращения. Главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС авторам направляются сообщения о записи на прием либо разъясняется порядок записи на прием в зависимости от содержания обращения.
3.20.В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.
Если письмо поступило на рассмотрение из федерального органа государственной власти, то срок его исполнения может быть продлен только с разрешения этого органа, а срок рассмотрения письма, поступившего главе администрации, заместителям главы администрации, - соответственно главой администрации или заместителями главы администрации.
Продление сроков рассмотрения обращения производится на основании служебной записки ответственного исполнителя. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется ответственным исполнителем заявителю не менее чем за три дня до его истечения.
4.Порядок организации личного приема граждан, регистрации
и рассмотрения устных обращений граждан
4.1.Предварительная запись на прием и организация приема граждан главой администрации и заместителями главы администрации осуществляется главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС.
4.2.С гражданами, обратившимися по вопросу записи на прием, беседует главный специалист отдела по взаимодействию с органами ТОС. При записи на прием к главе администрации и заместителям главы администрации района заявитель сообщает свои фамилию, имя, отчество, адрес проживания, а также тему и причину обращения. Во время предварительного приема главный специалист отдела по взаимодействию с органами ТОС вправе по договоренности направить заявителя на беседу в соответствующие отделы, структурные подразделения администрации района.
В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации района, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
4.3.Запись на прием проводится ежедневно с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00 часов (кроме выходных и праздничных дней).
4.4.Главный специалист отдела по взаимодействию с органами ТОС, после выяснения сути вопроса, делает оценку предъявляемых документов (если они гражданином представляются) и по результатам их рассмотрения осуществляет запись на прием к руководителям, в соответствии с распределением должностных обязанностей. Содержание устного обращения заносится в регистрационно-контрольную карточку личного приема гражданина установленного образца (Приложение N 4 к Порядку рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации Ленинского района города Пензы) с указанием фамилии, имени, отчества, адреса заявителя и даты приема.
4.5.В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя.
4.6.Прием граждан ведется в установленные дни недели по графику, утверждаемому главой администрации.
График приема граждан составляется главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС, согласовывается с должностными лицами, внесенными в него, и утверждается главой администрации.
Ежемесячно график приема граждан размещается в месте проведения личного приема, а также при входе в здание или в фойе здания администрации района. Кроме того, размещается на официальном сайте администрации города Пензы www.penza-gorod.ru в разделе "Районы города: Ленинский".
Внесение изменений в график проводится по согласованию с должностными лицами, внесенными в него.
Глава администрации, заместители главы администрации вправе при возникновении необходимости установить дополнительный день (дни) и часы личного приема граждан вне графика приема.
Глава администрации, заместители главы администрации вправе проводить личный прием с выездом по месту жительства заявителя.
4.7.Прием граждан осуществляется в порядке очередности, установленном должностным лицом, ведущим прием.
4.8.При записи на личный прием гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.
4.9.Во время личного приема каждый гражданин имеет право изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка установленной формы (Приложение N 6 к Порядку рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации Ленинского района города Пензы) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, подписи принявшего обращение и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делаются.
4.10.Глава администрации, заместители главы администрации при рассмотрении обращений граждан могут приглашать на прием руководителей и специалистов отделов, структурных подразделений администрации района, создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан, поручать рассмотрение обращения структурным подразделениям администрации района, кроме должностных лиц, решения и действия (бездействие) которых обжалуются, и принимать решение о постановке на контроль обращения гражданина.
4.11.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
4.12.По окончании приема должностное лицо записывает поручение в регистрационно-контрольную карточку, доводит до сведения гражданина свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.
4.13.Регистрация устного обращения осуществляется в журнале регистрации устных обращений граждан.
При регистрации обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из букв Лп, порядкового номера регистрации устного обращения по журналу. Нумерация обращений граждан при регистрации ведется в пределах календарного года.
После регистрации поступившие обращения оформляются в "Дела" с заполнением регистрационно-контрольной карточки установленного образца.
На регистрационно-контрольной карточке повторного обращения в правом верхнем углу проставляется номер предыдущего обращения, поступившего в течение календарного года.
4.14.Регистрация поступивших в адрес главы администрации и заместителей главы администрации устных обращений граждан осуществляется главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства.
4.15.Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных устных обращений не допускается.
4.16.Зарегистрированные обращения граждан в соответствии с резолюцией должностного лица, проводившего прием, в течение трех дней со дня регистрации направляются исполнителям для рассмотрения.
4.17.Организация рассмотрения зарегистрированных устных обращений граждан, контроль исполнения резолюций и своевременного рассмотрения обращений осуществляется главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС.
4.18.Срок исполнения поручения по устному обращению граждан не должен превышать 30 дней, если иной не установлен в поручении.
4.19.В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в регистрационно-контрольной карточке личного приема гражданина.
В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
4.20.Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит рассмотрению в установленном настоящим Порядком и действующим законодательством порядке рассмотрения письменных обращений граждан.
4.21.Запись на повторный прием к должностному лицу осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение по тому же вопросу (или если истек установленный срок рассмотрения обращения).
4.22.Организация исполнения решений, принятых по результатам приема граждан, возлагается на заместителей главы администрации района и руководителей отделов, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы.
4.23.В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.
Решение о продлении срока рассмотрения устного обращения принимается должностным лицом, проводившим прием, на основании служебной записки ответственного исполнителя. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется ответственным исполнителем заявителю не менее чем за три дня до его истечения.
5.Порядок регистрации и рассмотрения других видов
обращений граждан
5.1.Обращения граждан, поступившие главе администрации района в прямом эфире на радио и телевидении, на встречах с населением, общественными организациями, на официальный сайт администрации г. Пензы и адрес электронной почты администрации района в форме электронного документа, а также посредством системы электронного документооборота между администрацией района и администрацией г. Пензы, принимаются и оформляются главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС.
Данные обращения подлежат регистрации и рассмотрению согласно настоящему Порядку и действующему законодательству по рассмотрению письменных и устных обращений граждан.
6.Требования к составлению ответов при рассмотрении
обращений граждан
6.1.Ответы на письменные обращения граждан готовятся в письменном виде в доступной форме. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко.
6.2.При составлении ответа на обращения граждан необходимо соблюдать следующие требования:
- в тексте должно быть кратко изложено содержание письма с указанием фамилии, имени, отчества заявителя;
- ответ следует строить раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в письме гражданина содержится несколько вопросов;
- в ответе должно быть сообщено о результатах проверки вскрытых недостатков по каждому вопросу и о мерах по их устранению;
- при подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам;
- при отказе необходимо представить аргументированные разъяснения, ссылаясь на соответствующие законодательные и нормативные акты.
6.3.В ответах на обращения граждан не допускается:
- взаимоисключающая по содержанию информация;
- формальный подход к решению поставленных в письме вопросов;
- отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения выявленных недостатков;
- отсутствие аргументов в пользу изложенной позиции, если она противоречит доводам заявителя;
- отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одного из поставленных в письме вопросов;
- отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если таковое имеется).
6.4.В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.
6.5.Ответы на обращения, поступившие в адрес главы администрации района с пометкой "лично", подписывает глава администрации района или лицо, на то уполномоченное.
6.6.На обращения граждан, поступившие в администрацию района в форме электронного документа, если в них указан электронный адрес, ответы также направляются в форме электронного документа (если заявителем не указан иной вариант). В случае если не указан электронный адрес, то ответ направляется по почтовому адресу. При этом информация об отправке ответа заявителю заносится в журнал регистрации письменных обращений.
6.7.Если в резолюции главы администрации района, заместителей главы администрации поручение дано нескольким структурным подразделениям аппарата администрации района и указано подготовить проект ответа заявителю, то проект готовит тот руководитель, который указан первым.
6.8.В случае, если письменный ответ заявителю не требуется (разъяснено устно), "в Дело" вместе с обращением подшивается справка, в которой отражается суть устного ответа и обоснование того, что письменный ответ заявителю не требуется.
6.9.В случае, если в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и адрес, по которому должен быть отправлен ответ, ответ на обращение не дается. Данное обращение подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком.
6.10.При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
6.11.Ответы на запросы Государственной Думы Федерального Собрания РФ, Полномочного представителя Президента РФ в Приволжском федеральном округе, Главного Федерального инспектора по Пензенской области, Законодательного Собрания Пензенской области, Пензенской городской Думы, поручения Губернатора Пензенской области подписываются только главой администрации города Пензы либо должностным лицом, исполняющим его обязанности.
Проекты ответов за подписью главы администрации города готовятся на бланках главы администрации города начальниками отделов, специалистами администрации района, визируются главой администрации района, курирующими заместителями главы администрации района и представляются на подпись главе администрации города не менее чем за три дня до истечения срока рассмотрения обращения.
Ответы на обращения граждан, поступившие на имя главы администрации района, подписываются главой администрации либо его заместителями.
Проекты ответов за подписью заместителей главы администрации города готовятся на бланках администрации города начальниками отделов администрации района, специалистами администрации района и представляются на подпись заместителям главы администрации города не менее чем за три дня до истечения срока рассмотрения обращения.
6.12.Текст ответа заявителю должен содержать исходящий номер, дату отправления, дату поступления в администрацию г. Пензы.
Исходящий номер ответа состоит из регистрационного номера обращения.
В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
6.13.Рассмотрение письменных и устных обращений не может считаться законченным на основании справки или ответа, в котором сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов или содержатся заверения и обещания. Работа с обращением гражданина прекращается, если приняты необходимые меры и дан письменный либо устный ответ.
6.14.Письменные и устные обращения граждан после окончательного решения всех поставленных вопросов снимаются с контроля, соответственно, главой администрации района, заместителями главы администрации.
6.15.Обращения граждан, в процессе рассмотрения которых направляются промежуточные ответы заявителю, с контроля не снимаются.
6.16.Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их решением, главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС формируются в отдельные дела установленной формы по мере их поступления. Документы в них располагаются в хронологическом порядке.
6.17.Окончанием срока рассмотрения обращений считается дата регистрации письменного ответа заявителю или дата устного сообщения автору с изложением принятого решения.
6.18.Подлинники обращений граждан, направленные на рассмотрение из федеральных органов государственной власти или из органов государственной власти субъекта Федерации, возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
7.Организация контроля рассмотрения обращений граждан
7.1.Главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС проверяется правильность оформления ответа и делается отметка о снятии обращений граждан с контроля в системе электронного документооборота и делопроизводства администрации, с указанием результатов рассмотрения.
При невыполнении установленных требований к ответу главный специалист отдела по взаимодействию с органами ТОС возвращает исполнителю ответ на доработку с указанием срока предоставления дополнительной информации.
7.2.Контроль за исполнением обращений в отделе по взаимодействию с органами ТОС ведется по регистрационно-контрольным карточкам.
Продление срока исполнения обращения, а также все движение контролируемого обращения (передача его от исполнителя к исполнителю) отмечается в системе электронного документооборота и делопроизводства администрации, с указанием фамилии исполнителя и даты передачи ему документа.
7.3.В случае, если установленный срок ответа истек, главный специалист отдела по взаимодействию с органами ТОС докладывает начальнику отдела по взаимодействию с органами ТОС о нарушении сроков исполнителем.
7.4.При отсутствии ответа после повторных напоминаний начальник отдела по взаимодействию с органами ТОС докладывает об этом заместителю главы администрации, курирующему работу аппарата, для принятия мер.
7.5.Информация о количестве обращений, находящихся на контроле в администрации района, сроках их исполнения и ответственных исполнителях еженедельно предоставляется главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС главе администрации и заместителям, начальнику отдела.
7.6.Обращения граждан, которые требуют дополнительного рассмотрения, в соответствии с решением главы администрации района, заместителей главы администрации, рассматривавших данные обращения, ставятся на дополнительный контроль.
При этом указываются причины продления сроков контроля и направляется уведомление заявителю с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.
Главный специалист отдела по взаимодействию с органами ТОС делает отметку о дополнительном контроле в регистрационно-контрольной карточке.
8.Анализ работы с обращениями граждан
8.1.Главный специалист отдела по взаимодействию с органами ТОС ежемесячно проводит анализ поступивших в адрес главы администрации района, заместителей главы администрации устных и письменных обращений граждан по характеру, содержанию обращений, и по результатам анализа выявляются проблемы, волнующие население в данный период времени.
9.Формирование дел. Хранение документов
9.1.Оформление дел для архивного хранения осуществляется главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации Ленинского района г. Пензы. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.
9.2.По истечении 2-х лет с момента регистрации главным специалистом отдела по взаимодействию с органами ТОС документы временного хранения передаются в текущий архив.
К документам временного хранения относятся: "Дела" по обращениям граждан и регистрационно-контрольные карточки, журналы регистрации письменных и устных обращений граждан в соответствии с номенклатурой дел.
9.3.Материалы обращений граждан хранятся в течение пяти лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.