Приложение к Приказу от 26.10.2011 г № 91 Инструкция
Номенклатура дел
на 2012 год
1 Отдел организационной работы и учета
| Индекс дела | Наименование дела | Срок хранения | Примечание |
| 01-01-01 | Документы о государственной регистрации Департамента (Положение, регламент, свидетельство о постановке на учет) | постоянно ст. 50 | |
| 01-01-02 | Приказы по производственной деятельности | постоянно ст. 19а | |
| 01-01-03 | Приказы по личному составу (прием на работу, увольнение, назначение) | 75 лет ЭПК ст. 19б | |
| 01-01-04 | Приказы по оперативной деятельности (отпуска) | 5 лет ст. 19в | |
| 01-01-05 | Приказы по поощрениям и наказаниям | 5 лет ст. 19б | |
| 01-01-06 | Приказы по премиям, материальной помощи и надбавкам | 75 лет ЭПК ст. 19б | |
| 01-01-07 | Приказы по командировкам | 5 лет ст. 19б | |
| 01-01-08 | Переписка с организациями по основным вопросам деятельности (входящая корреспонденция) | 5 лет ЭПК ст. 32 - 35 | |
| 01-01-09 | Переписка с организациями по основным вопросам деятельности (исходящая корреспонденция) | 5 лет ЭПК ст. 32 - 35 | |
| 01-01-10 | Журнал регистрации переписки с организациями по основным вопросам деятельности (входящей корреспонденции) | 5 лет ст. 258г | |
| 01-01-11 | Журнал регистрации переписки с организациями по основным вопросам деятельности (исходящей корреспонденции) | 5 лет ст. 258г | |
| 01-01-12 | Сводная номенклатура дел Департамента | постоянно ст. 200 | |
| 01-02-01 | Инструкции и методические указания по бухгалтерскому учету и отчетности | 3 года ст. 27б | После замены новыми |
| 01-02-02 | Штатное расписание Департамента | постоянно ст. 71а | |
| 01-02-03 | Смета расходов Департамента | постоянно ст. 325а | |
| 01-02-04 | Годовой бухгалтерский отчет по Департаменту | постоянно ст. 327б | |
| 01-02-05 | Сводный годовой отчет по редакциям газет | постоянно ст. 327а | |
| 01-02-06 | Годовые отчеты по редакциям газет | постоянно ст. 327б | |
| 01-02-07 | Сводные квартальные отчеты по редакциям газет | 5 лет ст. 327в | |
| 01-02-08 | Квартальный отчет по Департаменту | 5 лет ст. 327в | |
| 01-02-09 | Декларации и отчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование и декларации по единому социальному налогу | 5 лет ст. 395 | |
| 01-02-10 | Ведомость начисления заработной платы работникам Департамента | 75 лет | |
| 01-02-11 | Первичные бухгалтерские документы и приложения к ним (кассовые документы и книги, банковские документы, акты о списании, приеме, сдаче имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты) | 5 лет ст. 362 | |
| 01-02-12 | Табели (графики) учета рабочего времени | 5 лет ст. 586 | |
| 01-02-13 | Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей | 5 лет ст. 412 | При условии проведения проверки (ревизии) |
| 01-02-14 | Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета | 5 лет ст. 361 | При условии проведения проверки (ревизии) |
| 01-02-15 | Журналы регистрации доверенностей, приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) | 5 лет ст. 459 | При условии проведения проверки (ревизии) |
| 01-02-16 | Акты выездных проверок в подведомственные учреждения | 5 лет ЭПК ст. 173 | |
| 01-02-17 | Договоры о материальной ответственности | 5 лет ст. 457 | После увольнения материально ответственного лица |
| 01-02-18 | Декларации и отчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование и декларации по единому социальному налогу | 5 лет ст. 395 | |
| 2 Информационно-аналитический отдел | |||
| 02-01 | Положения о структурных подразделениях Департамента | постоянно ст. 55 | |
| 02-02 | Должностные регламенты государственных служащих | постоянно ст. 80 | индивидуальные работников - 75 лет |
| 02-03 | Инструкции о правах и обязанностях должностных лиц | постоянно ст. 77 | индивидуальные работников - 75 лет |
| 02-04 | Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, формированию кадрового резерва | постоянно ст. 670 | |
| 02-05 | Документы претендентов на замещение вакантных должностей | 3 года ст. 672 | После проведения конкурса на замещение вакантных должностей |
| 02-06 | Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов | постоянно ст. 678 | |
| 02-07 | Документы о служебных проверках государственных гражданских служащих | постоянно ст. 682 | |
| 02-08 | Протоколы заседаний аттестационной комиссии | 15 лет ЭПК ст. 696 | |
| 02-09 | Акты приема передачи личных дел государственных гражданских служащих при переходе на другую работу | 75 лет ст. 667 | |
| 02-10 | Личные дела работников аппарата Департамента (за исключением начальника Департамента и его заместителей) | 75 лет ЭПК ст. 656 | |
| 02-11 | Трудовые договоры, трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел | 75 лет ЭПК ст. 657 | |
| 02-12 | Личные карточки работников, в т.ч. временных работников | 75 лет ЭПК ст. 658 | |
| 02-13 | Трудовые книжки | до востребования ст. 664 | невостребованные 75 лет |
| 02-14 | Книга учета движения трудовых книжек | 75 лет ст. 695в | |
| 02-15 | График предоставления отпусков | 1 год ст. 693 | |
| 02-16 | Номенклатура дел отдела | До замены новыми и не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре документов ст. 200 |
При составлении номенклатуры дел использован перечень типовых документов, М. 2010
Номенклатуру дел составила В.В. Спиридонова
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ______________ N ___________
Итоговая запись о категориях и количестве
дел, заведенных в 2012 году
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| Переходящих | С отметкой ЭПК | ||
| Постоянного | 15 | 0 | 0 |
| Временного (свыше 10 лет) | 9 | 0 | 6 |
| Временного (до 10 лет включительно) | 22 | 0 | 3 |
| Итого | 46 | 0 | 9 |