Распоряжение от 20.06.2005 г № 210Р
О порядке оформления документов
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕНЗЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 20 июня 2005 г. N 210р
О ПОРЯДКЕ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Внесено: О.В. Храмовым, начальником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
В целях надлежащего оформления издаваемых Администрацией города документов и их соответствия требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" установить:
1.Изображение герба города Пензы в виде одноцветного изображения помещается на бланках:
- Главы администрации города Пензы;
- Администрации города Пензы;
- Главы администрации района города Пензы;
- Администрации района города Пензы;
- иных органов городского самоуправления города Пензы.
Допускается использование изображения герба города Пензы на бланках муниципальных предприятий и учреждений города.
2.Изображение герба города Пензы в виде цветного изображения используется в исключительных случаях только на бланках писем Главы администрации города Пензы.
3.Принимаемые постановления и издаваемые распоряжения Главы администрации города оформляются на бланках согласно приложениям N 1, N 2.
4.Правила оформления постановлений и распоряжений Главы администрации города:
4.1.Постановления и распоряжения печатаются шрифтом N 14, текст должен иметь поля не менее:
30 мм - левое,
10 мм - правое,
20 мм - нижнее,
верхнее - устанавливается бланком.
4.2.Заголовок пишется в предложном падеже (о чем?), в конце заголовка точка не ставится. Если в заголовке идет речь о внесении изменений в ранее изданный документ, то его название, номер и дата воспроизводятся полностью.
4.3.В конце преамбулы перед распорядительной (постановляющей) частью ставится двоеточие.
4.4.Подпись отделяется от текста 3-мя межстрочными интервалами и состоит из слов "Глава администрации города", инициалов и фамилии.
4.5.Приложения к постановлениям и распоряжениям подписываются заместителем Главы администрации - руководителем аппарата, с указанием должности "Заместитель Главы администрации - руководитель аппарата", инициалов и фамилии.
В правом верхнем углу указывается:
Приложение
к Постановлению
(распоряжению)
Главы администрации города
от ________________ N ____При наличии нескольких приложений они номеруются, например:
Приложение N 2
к Постановлению
(распоряжению)
Главы администрации города
от ________________ N ____В случае необходимости утверждения каких-либо документов гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации города
______________ А.В. Пашков
(подпись)
______________
(дата)При утверждении документа постановлением (распоряжением, приказом) или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего (без кавычек) документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Главы
администрации города
от ______________ N ______Гриф согласования документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и
СОГЛАСОВАНО
Глава администрации города
______________ А.В. Пашков
(подпись)
______________
(дата)4.6.Визирование проектов постановлений (распоряжений) осуществляется на листе согласования установленной формы, на котором также указывается наименование документа; Ф.И.О. и должность лица, вносящего на рассмотрение документ, исполнителя; содержание разногласий, замечаний (при их наличии); Ф.И.О. и должность лица (лиц), на которое возложен контроль за исполнением документа; сведения о рассылке документа. Проекты постановлений, распоряжений визируются исполнителем, руководителем отдела (управления), вносящего проект, заместителем Главы администрации города, курирующим направление (по содержанию проекта), а также руководителями и заместителями, чьи интересы затрагивает вносимый проект.
5.Письма Главы администрации города оформляются на бланках согласно приложению N 3, а письма заместителей Главы администрации города - на бланках согласно приложению N 4.
6.Письма печатаются и докладываются на подпись не менее чем в 2-х экземплярах и визируются на втором экземпляре исполнителем, руководителем отдела (управления). После подписания и регистрации первый экземпляр письма направляется адресату, второй (визовый) - хранится в канцелярии в соответствии с номенклатурой дел. При необходимости с визового экземпляра делается копия исполнителю.
Отметка об исполнителе (фамилия, служебный телефон) располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (шрифт N 11), например:
Алефиров
63 13 41.
7.При ответе на запрос в письме делается ссылка на номер исходящего документа в верхнем левом углу бланка на 2 межстрочных интервала ниже регистрационного номера.
8.Используемые бланки писем Главы администрации подлежат учету в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения (машбюро, к. 101) путем нумерации на обороте бланка.
В целях экономии времени возможно получение под роспись представителя отдела (комитета) Администрации города одновременно до 10 номеров указанных бланков (при большом объеме рассылки - необходимое количество) для их последующего использования.
Учету подлежат только бланки писем Главы администрации города, направляемые адресату (адресатам).
Визовые экземпляры указанных бланков писем не нумеруются.
Испорченные учтенные пронумерованные бланки подлежат сдаче в машбюро для их последующего списания.
9.На постановлениях, распоряжениях и письмах, издаваемых Администрацией города, наименование должности и расшифровка подписи печатаются жирным шрифтом от левой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем текста, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:
Глава администрации города (подпись) А.В. Пашков
При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Глава администрации города А.В. Пашков
(подпись)
Главный бухгалтер В.В. Щетинина
(подпись)Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель Главы Заместитель Главы администрации города администрации города _________С.И. Симонов __________Е.А. Рыжов (подпись) (подпись)
Листы документов (более 1 листа) нумеруются (начиная со 2-го листа) в середине верхней части страницы.
10.Руководителям структурных подразделений Администрации города, иных органов городского самоуправления довести настоящее распоряжение до сведения подведомственных муниципальных предприятий и учреждений.
11.Распоряжения Главы администрации города Пензы от 10.01.2001 N 10-р "О порядке оформления документов" и от 17.10.2002 N 522-р "О внесении изменений в распоряжение Главы администрации города от 10.01.2001 N 10-р" признать утратившими силу.
12.Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Главы администрации - руководителя аппарата А.В. Макарова, начальника отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения О.В. Храмова.
И.о. Главы
администрации города
М.А.НОВИКОВ
Приложения
2005-06-20 Приложение к Распоряжению от 20 июня 2005 года № 210Р
2005-06-20 Приложение к Распоряжению от 20 июня 2005 года № 210Р
2005-06-20 Приложение к Распоряжению от 20 июня 2005 года № 210Р
2005-06-20 Приложение к Распоряжению от 20 июня 2005 года № 210Р