Приложение к Постановлению от 27.02.2010 г № 284 Правила
Правила делопроизводства в иных органах местного самоуправления, муниципальных предприятиях и учреждениях Г. Заречного
1.Общие положения
1.1.Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в иных органах местного самоуправления г. Заречного и подведомственных им муниципальных предприятиях или учреждениях.
1.2.Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими гриф ограничения. Работа с секретными документами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
1.3.Иные органы местного самоуправления г. Заречного, муниципальные предприятия или учреждения на основе настоящих Правил, с учетом условий и специфики своей деятельности, разрабатывают инструкции по делопроизводству, утверждаемые руководителями иных органов местного самоуправления г. Заречного, муниципальных предприятий или учреждений по согласованию с органом местного самоуправления в области архивного дела.
2.Основные понятия
2.1.В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Администрации, иных органов местного самоуправления, муниципальных предприятий или учреждений;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации, иных органах местного самоуправления, муниципальных предприятиях и учреждениях;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, муниципальным предприятием или учреждением, другим юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации, ином органе местного самоуправления, муниципальном предприятии или учреждении, с указанием сроков их хранения;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
служба делопроизводства - структурное подразделение Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения.
3.Создание документов в Администрации, иных органах местного самоуправления, муниципальных предприятиях и учреждениях
3.1.Документы, создаваемые в Администрации, иных органах местного самоуправления, муниципальных предприятиях или учреждениях, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.2.Бланки в Администрации, иных органах местного самоуправления, муниципальных предприятиях или учреждениях разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
3.3.Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
3.4.Образцы бланков утверждаются распоряжением (приказом) Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения.
3.5.Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Администрации, иных органов местного самоуправления, муниципальных предприятий или учреждений являются:
а) герб муниципального образования г. Заречного (герб Пензенской области);
б) наименование органа местного самоуправления;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные об исполнительном органе местного самоуправления;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа (резолюция);
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности документа.
3.6.Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
3.7.Согласование документа в Администрации, иных органах местного самоуправления, муниципальных предприятиях и учреждениях оформляется визой уполномоченного должностного лица (сотрудника) Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения.
Согласование документа, созданного в Администрации, иных органах местного самоуправления, муниципальных предприятиях или учреждениях, с другими органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
4.Требования к организации документооборота в
Администрации, иных органах местного самоуправления,
муниципальных предприятиях или учреждениях
4.1.В документообороте Администрации, иных органов местного самоуправления, муниципальных предприятий или учреждений выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
4.2.В Администрации, иных органах местного самоуправления, муниципальных предприятиях или учреждениях доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
4.3.Документы, поступающие в Администрацию, иные органы местного самоуправления, муниципальные предприятия или учреждения, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
4.4.Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
4.5.Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
4.6.Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Администрации, иных органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений г. Заречного.
4.7.Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения, - или по решению руководителя иным должностным лицам Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия и учреждения. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.
4.8.Подлинник документа направляется в структурное подразделение Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
4.9.Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
4.10.Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.11.Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
4.12.Передача документов между структурными подразделениями Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения осуществляется через службу делопроизводства.
4.13.В Администрации, ином органе местного самоуправления, муниципальном предприятии или учреждении службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения в установленном им порядке.
4.14.В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения используются обязательные сведения о документах согласно приложению к настоящим Правилам. В системе электронного документооборота Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения могут использоваться дополнительные сведения о документах.
5.Документальный фонд Администрации, иных органов местного самоуправления, муниципальных предприятий или учреждений
5.1.Администрация, иной орган местного самоуправления, муниципальное предприятие или учреждение:
а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;
б) разрабатывает и утверждает по согласованию с органом местного самоуправления в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, с указанием сроков хранения.
5.2.Формирование документального фонда Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения.
5.3.Номенклатура дел Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения:
а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;
б) утверждается после ее согласования с экспертной комиссией Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения руководителем не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией органа местного самоуправления в области архивного дела, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения документы муниципального архивного фонда г. Заречного Пензенской области;
г) в случае изменения функций и структуры Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией органа местного самоуправления в области архивного дела.
5.4.Наименованиями разделов номенклатуры дел Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения являются наименования структурных подразделений.
5.5.Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.6.Дела со дня их формирования до передачи в архив Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
5.7.Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения, и после его истечения подлежат возврату.
Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
5.8.Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
5.9.Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях (в отсутствие архива - в орган местного самоуправления в области архивного дела).
Передача дел в архив Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
5.10.Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
Составление номенклатуры дел и описей дел, формирование и оформление дел, а также уничтожение дел временного хранения осуществляется в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263; Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры Российской Федерации от 08.11.2005 N 536.
5.11.Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в Администрации, ином органе местного самоуправления, муниципальном предприятии или учреждении определяется органом местного самоуправления в области архивного дела.
6.Особенности работы с электронными документами в
Администрации, иных органах местного самоуправления,
муниципальных предприятиях или учреждениях
6.1.Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Администрации, иных органов местного самоуправления, муниципальных предприятий или учреждений.
6.2.Для подписания электронных документов Администрации, иных органов местного самоуправления, муниципальных предприятий или учреждений используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
6.3.При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
6.4.Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
6.5.При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
6.6.При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
6.7.Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения.
6.8.Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения.
6.9.При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
6.10.Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Администрации, ином органе местного самоуправления, муниципальном предприятии или учреждении в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
6.11.После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального предприятия или учреждения, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.