Приложение к Приказу от 20.10.2009 г № 157 Положение
Положение об архиве администрации ленинского района города Пензы
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Документы, образующиеся в процессе деятельности Администрации района, имеющие историческое, культурное, научное, экономическое, политическое и практическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Пензенской области, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве.
1.2.В целях обеспечения хранения, учета, а также научного и практического использования документов до сдачи их в Государственный архив в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ в Администрации района создается архив.
1.3.В своей работе архив Администрации района руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ, приказами и указаниями вышестоящих организаций, приказами Главы администрации района, методическими документами Государственного архива и настоящим положением.
1.4.Архив Администрации района создается в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения. Ответственный за архив назначается Главой администрации района.
1.5.Круг обязанностей ответственного за архив определяется должностной инструкцией, утвержденной Главой администрации района.
1.6.Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов в Государственный архив, производятся силами и за счет Администрации района.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Пензенской области должностные лица Администрации района несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
2.СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
В архив поступают:
2.1.законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, документы по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Администрации района - опись N 2;
2.2.описи, исторические справки, сборники приказов Главы администрации района, протоколы заседаний коллегии Администрации района, документы дел постоянного хранения отделов Администрации района - опись N 1;
2.3.дела по выборам - опись N 3.
3.ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА
Основными задачами архива являются:
3.1.комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;
3.2.учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве;
3.3.подготовка и своевременная передача документов постоянного срока хранения в Государственный архив;
3.4.осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве Администрации района.
3.1.ФУНКЦИИ АРХИВА
3.1.1 принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документы, обработанные в соответствии с ГСДОУ;
3.1.2 контролирует правильность оформления дел в отделах и структурных подразделениях Администрации района, принимает участие в составлении номенклатуры дел;
3.1.3 организует экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве;
3.1.4 передает документы в Государственный архив в установленные сроки;
3.1.5 организует использование документов и выдает в установленном порядке справки, копии, выписки по документам как заинтересованным учреждениям, так и отдельным лицам.
4.ПРАВА АРХИВА
Для выполнения указанных выше функций архиву предоставляется право:
4.1.контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах и подразделениях Администрации района;
4.2.запрашивать от структурных подразделений Администрации района сведения, необходимые для работы в архиве, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;
4.3.привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в Администрации района и в Государственном архиве Пензенской области.
5.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА АРХИВ
5.1.начальник отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.