Приложение к Приказу от 08.06.2007 г № 22-П Инструкция
Инструкция о порядке рассмотрения письменных обращений граждан, адресованных архивному отделу пензенской области
1.Общие положения
1.1.Настоящая Инструкция устанавливает основные требования к порядку работы с письменными обращениями граждан, адресованных Архивному отделу Пензенской области (далее - Отдел), и правила ведения делопроизводства по обращениям в Отделе.
1.2.Организация и обеспечение централизованного учета и контроля за своевременным рассмотрением письменных обращений граждан, адресованных Отделу, осуществляется специалистом Отдела, контролирующим исполнение письменных запросов (далее - запросов), связанных с реализацией прав и законных интересов граждан.
1.3.Делопроизводство по работе с письменными обращениями граждан в Отделе ведется отдельно от других видов делопроизводства специалистом Отдела, осуществляющим контроль за исполнением запросов.
1.4.Отдел в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответа в установленный законодательством срок.
1.5.Организация исполнения решений, принятых по письменным запросам граждан, возлагается на специалиста Отдела, осуществляющего контроль за исполнением запросов.
1.6.Ответственность за состояние работы с письменными обращениями граждан, адресованных Архивному отделу, возлагается на начальника Отдела.
1.7.Ответственность за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка рассмотрения письменных обращений граждан возлагается на заместителя начальника Отдела.
2.Порядок регистрации письменных обращений граждан
2.1.Письменные обращения граждан (далее - запросы), адресованные Отделу, в течение двух дней после их поступления регистрируются в специальном журнале в приемной Государственного архива Пензенской области и Архивного отдела.
2.2.Письменные обращения, не содержащие фамилии, подписи обратившегося гражданина и адреса ответа, также подлежат обязательной регистрации.
(п. 2.2 в ред. Приказа Архивного отдела Пензенской обл. от 09.10.2007 N 37-П)
2.3.Обращения с пометкой "лично", поступившие от граждан на имя начальника Архивного отдела, передаются начальнику Отдела.
2.4.На письменном обращении, поступившем в Отдел, в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп "Архивный отдел Пензенской области. Номер. Дата". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем прочтение обращения.
2.5.Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных письменных обращений не допускается.
3.Порядок рассмотрения письменных обращений граждан
3.1.Зарегистрированные запросы в течение дня передаются секретарем приемной начальнику Отдела на рассмотрение.
3.2.Начальник Отдела в течение дня рассматривает запрос, резолюцией на запросе определяет исполнителя (Государственный архив Пензенской области), ответственного за контроль сотрудника Отдела и передает запрос в приемную на исполнение,
3.3.Секретарь приемной подлинник запроса передает на исполнение в Государственный архив Пензенской области, копию запроса - специалисту Отдела, ответственному за исполнение запросов, для осуществления контроля.
Письменные обращения граждан по вопросам, не входящим в компетенцию ГУ "Государственный архив Пензенской области", но относящимся к полномочиям Архивного отдела Пензенской области как исполнительного органа государственной власти Пензенской области, передаются на рассмотрение в Архивный отдел.
(абзац введен Приказом Архивного отдела Пензенской обл. от 09.10.2007 N 37-П)
3.4.Специалист Отдела в день поступления запроса регистрирует его в журнале регистрации запросов (приложение N 1).
3.5.В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архивного отдела либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направленные обращения направлялись Архивному отделу.
О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
(п. 3.5 в ред. Приказа Архивного отдела Пензенской обл. от 09.10.2007 N 37-П)
4.Организация контроля за рассмотрением письменных обращений граждан
4.1.Отдел ведет ежемесячный контроль за соблюдением сроков исполнения запросов специалистами Государственного архива Пензенской области.
4.2.Срок исполнения запросов специалистами Государственного архива Пензенской области не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса.
4.3.Порядок работы с письменными обращениями граждан, поступивших из аппарата Правительства Пензенской области, осуществляется в соответствии п. 12 Постановления Правительства Пензенской области "О Регламенте Правительства Пензенской области" от 11.05.2006 N 321-пП. Отдел по направленному в установленным действующим законодательством порядке запросу аппарата Правительства Пензенской области обязан в течение 15 дней предоставлять информацию, необходимую для рассмотрения обращения, за исключением данных, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну и для которых установлен особый порядок представления (в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации").
4.4.При необходимости срок исполнения письменного обращения, поступившего из аппарата Правительства Пензенской области, может быть продлен с разрешения руководителя аппарата Правительства области не более чем на 15 дней с уведомлением автора обращения.
4.5.Рассмотрение письменных обращений (запросов) не может считаться завершенным, если запрос исполнен частично.
4.6.Организация работы по исполнению запросов, осуществляемых специалистами Государственного архива Пензенской области, ежегодно рассматривается на коллегии Архивного отдела Пензенской области.
5.Снятие с контроля исполненных запросов
5.1.Запрос снимается с контроля начальником Отдела только после окончательного решения вопросов, поставленных в письменном обращении граждан.
5.2.Специалист Государственного архива Пензенской области, исполнявший запрос, передает копию ответа на запрос Специалисту Отдела, который в течение трех дней с момента его поступления представляет начальнику Отдела копию запроса для решения вопроса о снятии с контроля.
5.3.Начальник Отдела в течение дня рассматривает содержание запроса и ответа на него и принимает решение о снятии запроса с контроля или возврате исполнителю для продолжения поиска запрашиваемой в запросе информации.
5.4.В случае, если запрос списывается "в Дело", специалист Отдела, контролирующий запросы, снимает его с контроля. В журнале регистрации запросов делается отметка об исполнении запроса.
5.5.В случае, если начальник возвращает запрос, специалист Отдела передает его исполнителю для поиска дополнительной информации в установленные начальником сроки.
6.Анализ работы с обращениями граждан
6.1.Специалист Отдела, осуществляющий контроль за исполнением запросов граждан, ежегодно делает анализ поступивших в Отдел письменных запросов граждан (по их содержанию).
6.2.Ежегодно ведется статистика обращений граждан (раздельно: запросы граждан Российской Федерации и иностранных государств).
7.Формирование дел. Хранение документов
7.1.По окончании делопроизводственного года копии запросов и ответов на них формируются в дела.
7.2.Оформление дел осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Архивном отделе Пензенской области.
7.3.Изъятие копий документов из дел не допускается.
7.4.При оформлении дел запросы граждан Российской Федерации формируются отдельно от запросов иностранных государств.
7.5.Дела хранятся в Отделе не менее трех лет, затем уничтожаются в установленном порядке.