Приказ от 07.09.2010 г № 526/01-07
Об утверждении Административного регламента Министерства образования Пензенской области по исполнению государственной функции «Организация работы по рассмотрению обращений граждан»
Руководствуясь Концепцией административной реформы в Российской Федерации в 2006 - 2010 годах, одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 25.10.2005 N 1789-р (с последующими изменениями), постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" (с последующими изменениями), Законом Пензенской области от 22.12.2005 N 906-ЗПО "О Правительстве Пензенской области" (с последующими изменениями), постановлением Правительства Пензенской области от 05.12.2008 N 869-пП "Об утверждении Программы проведения административной реформы в Пензенской области в 2009 - 2010 годах" (с последующими изменениями), постановлением Правительства Пензенской области от 27.12.2006 N 821-пП "Об организации разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Пензенской области" (с последующими изменениями), Положением о Министерстве образования Пензенской области, утвержденным постановлением Правительства Пензенской области от 05.08.2008 N 485-пП "Об утверждении Положения о Министерстве образования Пензенской области" (с последующими изменениями), приказываю:
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент Министерства образования Пензенской области по исполнению государственной функции "Организация работы по рассмотрению обращений граждан".
2.Признать утратившими силу:
2.1.Приказ Министерства образования и науки Пензенской области от 14.12.2007 N 446 "Об утверждении Административного регламента Министерства образования и науки Пензенской области по исполнению государственной функции "Организация работы по рассмотрению обращений граждан";
2.2.Приказ Министерства образования и науки Пензенской области от 05.08.2008 N 381.1 "Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения письменных и устных обращений граждан".
3.Опубликовать настоящий приказ в газете "Пензенские губернские ведомости" и разместить на официальном сайте Министерства образования Пензенской области.
4.Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Министр
С.К.КОПЕШКИНА
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО РАССМОТРЕНИЮ
ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН"
I.Общие положения
1.1.Административный регламент Министерства образования Пензенской области по исполнению государственной функции "Организация работы по рассмотрению обращений граждан" (далее - Регламент) устанавливает основные требования к порядку работы с письменными и устными обращениями граждан, поступающими в адрес Министерства образования Пензенской области (далее - Министерство), и правила ведения делопроизводства по работе с обращениями граждан в Министерстве.
1.2.Наименование государственной функции
Наименование государственной функции - организация работы по рассмотрению обращений граждан (далее - государственная функция).
1.3.Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение государственной функции
1.3.1.Организация работы с обращениями осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Пензенской области от 04.09.2007 N 1332-ЗПО "О порядке рассмотрения обращений граждан органами государственной власти Пензенской области", распоряжением Правительства Пензенской области от 26.06.2006 N 158-рП "О мероприятиях по реализации на территории Пензенской области Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", распоряжением Правительства Пензенской области от 03.08.2007 N 237-рП "О дополнительных мерах по реализации Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в исполнительных органах государственной власти Пензенской области".
1.4.Наименование органа исполнительной власти, непосредственно исполняющего государственную функцию
1.4.1.Государственная функция исполняется Министерством образования Пензенской области.
1.4.2.Организация и обеспечение учета и контроля за своевременным рассмотрением письменных и устных обращений граждан, поступивших в адрес Министерства, осуществляется отделом организационной и правовой работы, технического контроля Министерства (далее - Отдел).
1.4.3.Делопроизводство по работе с обращениями граждан (далее -обращение) ведется отдельно от других видов делопроизводства ведущим специалистом - экспертом Отдела (далее - специалист).
1.4.4.Ответственность за состояние делопроизводства по работе с обращениями в Министерстве возлагается на начальника Отдела.
1.4.5.Отделы Министерства в пределах своей компетенции обеспечивают рассмотрение обращений, принятие по ним решений и направление ответа в установленный законодательством срок.
1.4.6.Организация исполнения решений, принятых по результатам приема граждан, возлагается на заместителей Министра, отделы Министерства, в компетенцию которых входит рассмотрение данных вопросов.
1.4.7.Специалисты отделов, работающие с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем.
1.4.8.Ответственность за своевременность и полноту ответов заявителям по обращениям, находящимся на рассмотрении у специалистов, несут сами специалисты, начальники отделов, на рассмотрении в которых находятся обращения, заместители Министра, курирующие отделы.
1.4.9.Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Министр образования Пензенской области (далее - Министр).
1.4.10.При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения временно замещающему его специалисту или начальнику отдела.
1.4.11.При переводе на другую работу или освобождении от замещаемой должности специалист обязан сдать все числящиеся за ним обращения начальнику отдела, при отсутствии начальника отдела - заместителю Министра, курирующему отдел.
1.4.12.Ответственность за состояние работы с письменными и устными обращениями в Министерстве возлагается на начальников отделов, заместителей Министра по направлениям деятельности.
1.4.13.Ответственность за соблюдение установленного настоящим Регламентом порядка рассмотрения письменных и устных обращений возлагается на специалистов Министерства.
1.5.Описание результатов исполнения государственной функции
1.5.1.Результатом исполнения государственной функции является:
- направление гражданину письменного ответа по существу поставленных в письменном обращении вопросов;
- уведомление гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой орган или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;
- оставление обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, без рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов, и гражданину, направившему обращение, направляется сообщение о недопустимости злоупотребления правом:
- направление гражданину сообщения о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
- рассмотрение обращения и оставление его без ответа в случаях, предусмотренных действующим законодательством.
Ответы на письменные обращения готовятся в письменном виде в доступной форме. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко.
1.5.2.Результатом исполнения государственной функции при личном приеме в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в контрольно-регистрационной карточке личного приема гражданина установленного образца (форма N 10). В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
1.6.Описание заявителей
1.6.1.Заявителями могут быть граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.
II.Требования, предъявляемые к порядку исполнения государственной функции
2.1.Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции
2.1.1.Информацию о государственной функции граждане могут получить при личном обращении, по телефону, в письменном виде.
1) Министерство расположено по адресу: 440600, г. Пенза, ул. Володарского, д. 7.
2) Сотрудники Министерства (далее - сотрудники) осуществляют прием заявителей в соответствии со следующим графиком:
Дни недели. Время приема заявлений. Перерыв
Понедельник - пятница
с 9.00 до 17.00 с 13.00 до 14.00.
3) Сведения о графике (режиме) работы Министерства сообщаются по номерам телефонов для справок (консультаций): (8412) 55-37-54, 56-60-39.
4) Адрес сайта: www.minobr-penza.ru.
5) Адрес электронной почты: pochta@minobr.penza.net.
2.1.2.При ответах на телефонные звонки и устные обращения сотрудники подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
Время разговора должно составлять не более 10 минут.
При невозможности сотрудника, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или сообщен номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.
2.1.3 Информирование о ходе исполнения государственной функции осуществляется сотрудниками при личном контакте с заявителями или использованием средств почтовой, телефонной связи, посредством электронной почты.
2.2.Сроки исполнения государственной функции
2.2.1.Общий срок исполнения государственной функции
Поступившие в адрес Министерства образования Пензенской области письменные обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в Отделе (подразделение - канцелярия, далее - канцелярия), если в резолюции не указан более короткий срок исполнения.
В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.
Срок рассмотрения письма, поступившего в Министерство образования Пензенской области, может быть продлен Министром.
Продление сроков рассмотрения обращения производится на основании служебной записки ответственного исполнителя (Форма N 6). Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется ответственным исполнителем заявителю не менее чем за три дня до его истечения (Форма N 7).
За исключением случая, указанного в пункте 1.4.2., ответ на устные обращения в ходе личного приема дается письменно в течение 30 дней со дня личного приема, если иной более короткий срок не установлен должностным лицом, ведущим прием.
Обращения, содержащие вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению противоправных действий, возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, рассматриваются безотлагательно, не позднее трех дней со дня обращения гражданина.
2.2.2.Сроки ожидания при подаче документов на исполнение государственной функции
1) Время ожидания в очереди при подаче документов должно составлять не более 15 минут.
2) Время ожидания в очереди на прием к сотрудникам или для получения консультации должно составлять не более 30 минут.
2.3.Перечень оснований для приостановления исполнения государственной функции либо отказа в исполнении государственной функции
2.3.1.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, ответственным исполнителем возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
2.3.2.В случае если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается, о чем сообщается заявителю.
2.3.3.В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
2.3.4.В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению (Форма N 9).
2.3.5.В случае отсутствия в письменном обращении фамилии гражданина, направившего обращение, и его почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. При этом регистрации и учету подлежат все поступившие обращения, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным законодательством для письменных обращений.
2.3.6.Обращения, не подлежащие в соответствии с действующим законодательством и настоящим регламентом рассмотрению, специалистами Отдела передаются начальнику Отдела для списания "В дело".
2.3.7.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
2.4.Требования к месту исполнения государственной функции
Организация приема граждан осуществляется в соответствии с графиком, утвержденным приказом Министерства.
График приема граждан составляется Отделом ежегодно до 20 декабря предшествующего года, согласовывается с должностными лицами, внесенными в него, и утверждается Министром.
График приема граждан размещается в месте проведения личного приема, а также размещается на Интернет-сайте Министерства.
Внесение изменений в график проводится по согласованию с должностными лицами, внесенными в него.
Обо всех изменениях времени, дней, места приема и т.д. секретарь Министра должен быть проинформирован не позднее 10 часов дня, предшествующего дню приема.
Помещение, где проводится прием граждан, и места ожидания должны быть оборудованы в соответствии санитарно-эпидемиологическими правилами и нормативами "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".
Помещение для приема граждан, места информирования и ожидания оборудуются информационными стендами, стульями и столами для возможности оформления документов.
Помещение, где проводится прием граждан, места ожидания и информирования располагаются по адресу: 440600, г. Пенза, ул. Володарского, д. 7.
У входа в здание, в котором располагается Министерство, размещается табличка с его наименованием, местом нахождения и режимом работы.
На территории, прилегающей к месторасположению помещения, в котором исполняется государственная функция, оборудуются места для парковки автотранспортных средств.
На стоянке должно быть не менее 10 машино-мест, из них не менее одного места - для парковки специальных транспортных средств инвалидов.
Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.
Правом на первоочередной личный прием обладают:
- лица, имеющие такое право в соответствии с федеральным законодательством;
- инвалиды войны, ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий;
- инвалиды I и II группы;
- граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие чернобыльской и других радиационных аварий и катастроф;
- родители, супруги погибших (умерших) инвалидов войны, участников Великой Отечественной войны, ветеранов боевых действий, военнослужащих, погибших при исполнении обязанностей военной службы;
- бывшие узники концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны;
- реабилитированные лица и лица, признанные пострадавшими от политических репрессий;
- граждане, награжденные нагрудными знаками "Почетный донор России", "Почетный донор СССР";
- лица, удостоенные звания "Почетный гражданин Пензенской области";
- многодетные родители (лица, их заменяющие), воспитывающие несовершеннолетних детей;
- родители (лица, их заменяющие) ребенка-инвалида:
- родители-воспитатели детских домов семейного типа, опекуны (попечители), приемные родители;
- беременные женщины;
- дети-сироты и дети, оставшиеся без попечения родителей;
- лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.
В случае если правом на первоочередной личный прием одновременно обладают несколько граждан, то прием указанных граждан производится в порядке их явки.
2.5.Информация о перечне необходимых для исполнения государственной функции документов, требуемых от заявителей.
Граждане представляют свои заявления следующими способами:
- лично Министру образования Пензенской области либо лицу, его замещающему;
- почтовым отправлением в Министерство;
- по каналам факсимильной связи, указанным Министерством;
- в виде интернет-обращения на официальный Интернет-сайт Министерства.
2.5.1.Письменные обращения могут направляться гражданами в адрес Министерства в виде:
- заявления,
- предложения,
- жалобы.
При этом к обращениям могут быть приложены копии документов, подтверждающих доводы, изложенные в обращениях граждан.
Обращения подлежат рассмотрению Министром образования Пензенской области в случае, если в них содержатся жалобы на действия (бездействие) должностных лиц Министерства образования Пензенской области.
2.5.2.Письменное обращение гражданина должно содержать следующую информацию:
- наименование адресата;
- фамилия, имя, отчество гражданина;
- почтовый адрес гражданина, на который должен быть выслан ответ либо уведомление о переадресации обращения;
- содержательная сторона обращения (изложение автором обращения сути предложения, заявления, жалобы);
- подпись гражданина;
- дата написания.
2.6.Государственная функция исполняется Министерством образования Пензенской области бесплатно.
III.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении государственной функции
3.1.1.Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
1) прием и регистрация письменных обращений;
2) рассмотрение письменных обращений;
3) организация личного приема граждан, регистрации и рассмотрения устных обращений;
4) регистрация и рассмотрение других видов обращений;
5) формирование и хранение дел.
3.1.2.Блок-схема исполнения государственной функции приводится в приложении N 1.
3.2.Прием и регистрация письменных обращений.
3.2.1.Поступившие по почте в адрес Министерства письменные обращения (в том числе факсимильные сообщения и телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, регистрируются в Отделе.
3.2.2.Специалист Отдела:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, время проверки должно составлять не более 10 минут;
- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью, время сверки должно составлять не более 10 минут.
3.2.3.Все поступившие в Министерство конверты (бандероли) вскрываются, в них проверяется наличие копий документов, к тексту письма подкалывается конверт. Конверты писем с обращениями подлежат хранению.
3.2.4.Поступившие копии документов (паспорта, военного билета, трудовой книжки, пенсионного удостоверения, фотографий и других подобных приложений к письму) подкалываются к обращению.
3.2.5.В случае отсутствия самого текста обращения специалистом Отдела составляется акт (форма N 1) в трех экземплярах: первый остается в отделе, второй приобщается к конверту, поступившему от заявителя, третий направляется заявителю при наличии адреса на конверте.
На письма, бандероли и иную корреспонденцию, поступившую с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами, подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается неполный перечень документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, также составляется акт (Форма N 1) в трех экземплярах: первый остается в отделе, второй приобщается к конверту, поступившему от заявителя, третий направляется заявителю при наличии адреса на конверте.
3.2.6.Поступившие денежные знаки, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы осуществляются за счет Министерства. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа.
3.2.7.Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в канцелярии. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы (форма N 2) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, подписи принявшего обращение и сообщается телефон для справок по обращениям. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делаются.
3.2.8.Получив конверт, бандероль, иную корреспонденцию, нестандартную по весу, размеру, форме, имеющий неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, и при обнаружении на ощупь в конверте с обращением вложений, не характерных для почтовых отправлений (порошок и т.д.), специалист должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом ответственному за безопасность в Министерстве и начальнику Отдела. При вскрытии конверта составляется акт (форма N 1).
3.2.9.Исключен
3.2.9.Обращения с пометкой "лично", поступившие от граждан на имя Министра, передаются Министру либо лицу, замещающему Министра в соответствии с приказом о распределении обязанностей между заместителями Министра.
3.2.10.На обращении, поступившем в канцелярию, в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп "Министерство образования Пензенской области. Номер. Дата". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем прочтение обращения.
3.2.11.Все письменные обращения, поступившие в адрес Министерства, регистрируются в книге учета письменных обращений (форма N 3) в течение трех дней со дня поступления.
Книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью Министра.
В книге указываются фамилия, имя, отчество заявителя (в именительном падеже) и его адрес с соблюдением общепринятого порядка при оформлении почтовой корреспонденции, отмечается краткое содержание обращения.
3.2.12.Для классификации и учета определены следующие виды обращений:
- личное - обращение, направленное непосредственно заявителем;
- индивидуальное - обращение, направленное уполномоченным представителем заявителя;
- коллективное - обращение, направленное от двух и более заявителей, объединенных общими интересами (общая работа, членство в одном из политических и общественных формирований, проживание в одном доме, микрорайоне и др.). Коллективными являются также обращения, поступившие от имени администрации предприятия или общественной организации предприятия, учреждения (заведения), а также резолюции митингов, собраний.
Если письмо подписано двумя и более заявителями, то регистрируется первый в списке заявитель или автор, в адрес которого просят направить ответ.
3.2.13.При поступлении в адрес Министерства повторных письменных обращений специалистом Отдела в обязательном порядке подбирается Переписка по предыдущим обращениям. Повторными считаются письма граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в течение года, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом.
3.2.14.При регистрации обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера поступившего письма по журналу (форма N 3) и номера, определяющего территорию проживания заявителя, согласно классификатору (форма N 4). Нумерация обращений при регистрации ведется в пределах календарного года.
В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, при регистрации такого обращения в регистрационном номере ставятся начальные буквы "Ан".
В случае если повторное обращение поступило в течение месяца, данному обращению присваивается регистрационный номер первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь.
При регистрации обращений, поступивших на рассмотрение из Министерства образования и науки Российской Федерации, Законодательного Собрания Пензенской области, Правительства Пензенской области и др., указывается адресант, дата и исходящий номер сопроводительного письма.
3.2.15.После регистрации поступившие обращения оформляются в "Дело" (форма N 5).
3.2.16.Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных письменных обращений не допускается.
3.3.Рассмотрение письменных обращений
3.3.1.Зарегистрированные письменные обращения (подлинники) вместе с приложениями (в случае если повторные обращения - с перепиской по предыдущим обращениям) направляются Министру для ознакомления и вынесения резолюции.
3.3.2.Организация рассмотрения зарегистрированных письменных обращений, поступивших в адрес Министерства, осуществляется структурными подразделениями Министерства в соответствии с распределением обязанностей.
3.3.3.Поступившие в адрес Министерства обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
3.3.4.В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2009 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Министр (лицо, его замещающее) вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
Если письмо поступило на рассмотрение из федерального органа государственной власти, то срок его исполнения может быть продлен только с разрешения этого органа, а срок рассмотрения письма, поступившего от Губернатора Пензенской области или из Правительства Пензенской области, - соответственно с разрешения Губернатора или должностного лица Правительства Пензенской области, направившего обращение.
3.3.5.Продление сроков рассмотрения обращения производится на основании служебной записки ответственного исполнителя (Форма N 6).
Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется ответственным исполнителем заявителю не менее чем за три дня до его истечения (Форма N 7).
Обращения, содержащие вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению противоправных действий, возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, при поступлении в Министерство рассматриваются безотлагательно, не позднее трех дней со дня обращения, или в 2-дневный срок направляются в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов.
3.3.6.Ответственность за своевременное рассмотрение письменных обращений несут исполнители, которым направлены обращения на рассмотрение и подготовку ответа.
3.3.7.В случае если решение вопросов, поставленных в письменном обращении, не относится к компетенции Министерства, данное обращение в течение семи дней со дня регистрации направляется согласно резолюции Министра по принадлежности в соответствующий орган с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения (Формы NN 8, 9 ) и списывается "в Дело".
В случае если должностному лицу (исполнителю) на рассмотрение направлено обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в его компетенцию, специалисты структурных подразделений Министерства в течение двух дней данное обращение возвращают в канцелярию для его переадресации.
3.3.8.Обращения, ошибочно адресованные в Министерство из других государственных органов, в течение двух дней возвращаются отправителю либо по согласованию с отправителем отправляются по принадлежности.
Сопроводительные письма о возврате адресату ошибочно адресованных в Министерство обращений подписываются Министром (Форма N 8).
3.3.9.Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.
3.3.10.В случае необходимости ответственные исполнители обеспечивают рассмотрение обращения с выездом на место.
3.3.11.При необходимости комиссионного рассмотрения обращения должностное лицо, на рассмотрение которому направлено обращение, определяет состав комиссии и ответственного за подготовку материала по итогам рассмотрения и ответа заявителям.
В случае необходимости рассмотрения обращений на совещании с представителями предприятий, учреждений и организаций должностное лицо, на рассмотрение которому направлено обращение, дает поручение о подготовке совещания. По итогам совещания составляется протокол и готовится ответ заявителю.
3.3.12.В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, ответственным исполнителем сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
3.3.13.Запрещается направлять обращения, содержащие жалобу, на рассмотрение в организацию или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуются.
В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным данным пунктом, невозможно направление жалобы на рассмотрение в организацию или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
3.3.14.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, ответственным исполнителем возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
3.3.15.В случае если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается, о чем сообщается заявителю.
3.3.16.В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ, ответ на обращение не дается.
Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
3.3.17.В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению либо обращение по содержанию лишено смысла, ответ на данное обращение не дается, о чем ответственным исполнителем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению (Форма N 9).
3.3.18.Если в обращении содержатся сведения о противоправном деянии, а также лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
3.3.19.В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Министр вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, направив заявителю уведомление о прекращении переписки по данному вопросу.
В случае повторного поступления обращения, по которому Министром в соответствии с действующим законодательством и настоящим Регламентом уже принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу и заявителю направлено соответствующее уведомление, Отделом указанное обращение регистрируется и списывается "в Дело".
3.3.20.Обращение, содержащее нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, не рассматривается по существу поставленных в нем вопросов, и гражданину, направившему обращение, направляется сообщение о недопустимости злоупотребления правом.
3.3.21.Обращения с просьбами о приеме по личным вопросам Министром или его заместителями рассматриваются как письменные обращения. По просьбе гражданина специалистом Отдела авторам обращения направляются сообщения о записи на прием либо разъясняется порядок записи на прием в зависимости от содержания обращения.
3.4.Организация личного приема граждан, регистрация и рассмотрение устных обращений
3.4.1.Предварительная запись на прием и организация приема граждан Министром и его заместителями осуществляется в приемной Министра.
3.4.2.С гражданами, обратившимися по вопросу записи на прием, беседует секретарь в приемной Министра. Во время предварительного приема секретарь вправе по договоренности направить заявителя на беседу в соответствующие структурные подразделения Министерства или рекомендовать обратиться в муниципальные органы управления образованием, если вопрос относится к вопросам ведения муниципальных органов управления образованием.
В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
3.4.3.Запись на прием проводится ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9.00 до 18.00, с 13.00 до 14.00 - перерыв.
3.4.4.Секретарь Министра после выяснения сути вопроса делает оценку предъявляемых документов (если они гражданином представляются) и по результатам их рассмотрения осуществляет запись на прием к руководителям в соответствии с распределением должностных обязанностей.
3.4.5.В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся в канцелярии материалов, касающихся данного заявителя.
3.4.6.Список записавшихся на личный прием и подготовленные материалы (в случае повторного обращения) специалистами Отдела передаются в приемную Министра не позднее 10 часов дня, предшествующего дню приема.
3.4.7.- 3.4.8. Исключены
3.4.7.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.
3.4.8.Во время личного приема каждый гражданин имеет право изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка установленной формы (Форма N 2) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, подписи принявшего обращение и сообщается телефон для справок по обращениям. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делаются.
3.4.9.Министр и его заместители при рассмотрении обращений имеют право приглашать на прием руководителей и специалистов структурных подразделений Министерства, создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям, поручать рассмотрение обращения структурным подразделениям Министерства, кроме должностных лиц, решения и действия (бездействие) которых обжалуются, и принять решение о постановке на контроль обращения.
3.4.10.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.4.11.На приеме специалист Отдела ведет запись поручений личного приема руководителя.
3.4.12.По окончании приема должностное лицо заполняет контрольно-регистрационную карточку личного приема гражданина (Форма N 10), доводит до сведения гражданина свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.
3.4.13.Регистрация устного обращения заявителя осуществляется в соответствии с контрольно-регистрационной карточкой личного приема гражданина (Форма N 10) специалистами общего отдела в книге регистрации обращений, поступивших в ходе проведения личного приема граждан (Форма N 12), в течение трех дней со дня проведения приема граждан.
Книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена Министром.
3.4.14.При регистрации обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из букв ЛП, из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера регистрации устного обращения по книге и номера, определяющего территорию проживания заявителя согласно классификатору (Форма N 4). Нумерация обращений при регистрации ведется в пределах календарного года.
3.4.15.Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных устных обращений не допускается.
3.4.16.Зарегистрированные в приемной устные обращения (копии) в соответствии с резолюцией должностного лица, проводившего прием, в течение трех дней со дня регистрации направляются исполнителям для рассмотрения.
3.4.17.В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в учетной карточке личного приема гражданина.
В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.4.18.Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит рассмотрению в установленном настоящим регламентом и действующим законодательством порядке рассмотрения письменных обращений.
3.4.19.Ответы ответственных исполнителей о мерах, принятых по обращениям, рассмотренным Министром и его заместителями во время личного приема, направляются должностному лицу, проводившему прием.
3.4.20.Запись на повторный прием к должностному лицу осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение (или если истек установленный срок рассмотрения обращения).
3.4.21.Организация исполнения решений, принятых по результатам приема граждан, возлагается на структурные подразделения Министерства, в компетенцию которых входят рассмотренные вопросы.
3.4.22.Срок рассмотрения обращения, поступившего в ходе личного приема, может быть продлен в соответствии с пунктом 2.2.1 настоящего регламента.
3.5.Регистрация и рассмотрение других видов обращений
3.5.1.Обращения, поступившие Министру в прямом эфире на радио и телевидении, на встречах с населением, общественными организациями, принимаются и оформляются специалистом по связям с общественностью.
Данные обращения подлежат регистрации и рассмотрению в установленном настоящим регламентом и действующим законодательством порядке рассмотрения устных обращений.
3.5.2.Устные обращения, поступившие Министру и его заместителям при проведении "прямых линий" по телефону, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном настоящим регламентом и действующим законодательством порядке рассмотрения устных обращений.
Организация проведения "прямых линий" осуществляется специалистом по связям с общественностью в установленном настоящим регламентом и действующим законодательством порядке организации личного приема граждан.
3.6.Формирование и хранение дел
3.6.1.Оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
Изъятие документов из дел не допускается. На выданное во временное пользование "Дело" заполняется карточка установленной формы (Форма N 11).
3.6.2.По истечении срока хранения дел (два года с момента регистрации) документы постоянного хранения передаются по акту в архив.
К документам постоянного хранения относятся: "Дела" по обращениям, книга учета письменных обращений (форма N 3) и книга регистрации обращений, поступивших в ходе проведения личного приема граждан (форма N 12).
3.6.3.Материалы обращений хранятся в течение трех лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
IV.Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции
4.1.Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, а также принятием решений ответственными лицами
4.1.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, и принятием решений сотрудниками Министерства осуществляется руководителем, ответственным за организацию работы по исполнению государственных функций.
4.1.2.Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками нормативных правовых актов Российской Федерации, Пензенской области, положений Регламента. Проверка также производится по конкретному обращению заявителя.
Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем, ответственным за организацию работы по исполнению государственных функций.
4.1.3.Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями Министерства.
4.2.Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения государственной функции, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством исполнения государственной функции
4.2.1.Проверки полноты и качества исполнения государственной функции организуются на основании приказов Министерства.
Периодичность проведения проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы) и внеплановый характер (по конкретному обращению заявителя).
4.2.2.Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции формируется комиссия, в состав которой включаются ответственные сотрудники Министерства.
Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.3.Ответственность сотрудников за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции
4.3.1 Сотрудник, ответственный за исполнение государственной функции, несет персональную ответственность за:
1) соблюдение сроков и порядка приема документов;
2) соответствие результатов рассмотрения документов требованиям законодательства;
3) принятие мер по проверке представленных документов;
4 ) соблюдение сроков и порядка исполнения государственной функции;
5 ) соблюдение сроков и порядка подготовки выдачи отказа в исполнении государственной функции.
4.3.2.Персональная ответственность сотрудников закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.
4.4.Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за исполнением государственной функции
4.4.1.Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, расследований, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на действия (бездействие) должностного лица, а также принимаемое им решение при исполнении государственной функции.
По результатам контроля осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Приложения
2010-09-07 Приложение к Приказу от 07 сентября 2010 года № 526/01-07 Административный регламент